In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera al sindaco e proponiamo un fac simile di lettera al sindaco da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera Formale al Sindaco
Se devi scrivere una lettera al sindaco ma hai mille dubbi perché non sai da dove cominciar, niente panico, è assolutamente comprensibile anche perché si tratta di un’azione inusuale che appunto non si fa spesso.
Risulta essere perfettamente normale quindi temere di non utilizzare il tono giusto o avere paura di risultare troppo prolissi o ripetitivi o, al contrario, troppo schematici e dimenticare di inserire informazioni o aneddoti importanti.
Per evitare che questo accada, abbiamo creato per te questa guida chiara e completa dove potrai trovare facilmente tutto ciò che c’è da sapere per scrivere una lettera indirizzata al sindaco che sia completa, ben scritta ed efficace.
I motivi per scrivere una lettera al sindaco possono essere davvero moltissimi, anche molto differenti tra loro. Vediamo qualche esempio.
Si potrebbe scrivere una lettera al sindaco per proporre qualcosa: un evento culturale, una sagra, la realizzazione di un concorso o altro ancora.
Oppure, come spesso accade, si può scrivere una lettera al sindaco per segnalare un malfunzionamento o una situazione da risolvere, possibilmente quanto prima.
Si può trattare dell’illuminazione mancante in una determinata zona della propria città, o di un servizio di conferimento dei rifiuti poco pratico o da incrementare oppure per segnalare degli episodi di randagismo o per creare nuovi posti auto per disabili perché quelli presenti non sono sufficienti.
Insomma, le motivazioni sono molteplici e tutti i problemi rilevanti o che comunque si hanno a cuore possono essere tranquillamente esposti con chiarezza ed educazione al sindaco al fine di trovare una soluzione oppure per dare vita insieme ad un progetto per la propria città.
Prima di vedere il contenuto in senso stretto della lettera da inviare al sindaco, è importante anche tenere bene a mente alcune piccole regole generali, che spesso diamo per scontate, ma che effettivamente possono fare la differenza.
Per non rischiare di commettere errori banali o di distrazione, controlla sempre di aver rispettato, anche a grandi linee e non necessariamente alla lettera, le regole che stiamo per mostrarti.
-Meglio scrivere la lettera al pc
Per quanto le belle grafie possano essere davvero eleganti, ricercate e sofisticate, non tutti possiedono questo dono. Spesso la grafia manuale può risultare poco chiara e dunque più difficile da leggere.
Per evitare fraintendimenti e per rendere la lettura al sindaco più veloce ed agevole, il consiglio è quello di inviare una lettera scritta al pc con un programma di scrittura.
Ormai da diversi anni, infatti, lo standard è proprio questo.
In questo modo il risultato sarà più ordinato e non si correranno rischi in merito alla comprensione dei singoli vocaboli e di conseguenza dell’intero messaggio.
-Attenzione all’intestazione
Come sappiamo, il sindaco nello svolgimento del suo lavoro è coadiuvato da altre persone, da comitati e da altri organi, il tutto per rendere il lavoro più snello e veloce.
Occuparsi di tutto sarebbe praticamente impossibile e ci sarebbe il rischio di trascurare alcune questioni.
Proprio per questo, prima di indirizzare la lettera al sindaco, verifica che non ci sia ad esempio un comitato specifico per la questione di tuo interesse. In tal caso, infatti, sarebbe meglio inviare una copia ad entrambe le parti o solamente alla sezione di riferimento.
-Il tono da adottare
Nonostante alcune questioni possano essere davvero fastidiose e generare del malcontento, adottare una comunicazione aggressiva non è mai una buona idea.
Inoltre, per quanto bene si possa conoscere il sindaco, è bene ricordarsi che la persona che conosciamo sta ricoprendo comunque un ruolo di primo cittadino, per cui banditi anche i toni eccessivamente informali o amichevoli.
Il segreto sta nell’equilibrio e nell’educazione: spiegare la situazione con fermezza ma al tempo stesso con calma è la chiave per risolvere i problemi.
-Attenzione alla lunghezza
Ricollegandoci a quanto appena detto, la lettera deve risultare piacevole e scorrevole da leggere e da questa deve evincere in maniera chiara ciò che si sta chiedendo o proponendo.
Questo significa che sarebbe meglio evitare inutili giri di parole, tecnicismi non richiesti e formule troppo ricercate che nulla apportano al messaggio in senso stretto.
Al tempo stesso però, attenzione a non essere troppo sintetici correndo così il rischio di tralasciare dettagli importanti o di rendere la comunicazione telegrafica e dunque di difficile comprensione.
-Rileggi attentamente la lettera
Per quanto tu possa essere certo del contenuto, può sempre capitare di avere avuto qualche svista durante la stesura. Che siano errori grammaticali, errori di distrazione, ripetizioni o altro ancora, poco importa. Il risultato è che la lettera potrebbe apparire poco curata e poco professionale.
Quindi, prima di inviare la lettera, è una buona abitudine rileggere sempre, almeno una volta, il testo una volta concluso.
Solo così si potrà avere un’idea più precisa di quanto scritto e se ne potrà valutare la leggibilità e la scorrevolezza nell’insieme.
Non costa nulla, bastano pochi minuti, ma si tratta di un passaggio più importante di quanto possa sembrare.
Adesso entriamo nel centro del discorso andando a vedere il contenuto vero e proprio che dovrebbe avere la lettera da inviare al sindaco.
Per iniziare, per facilitare il lavoro, possiamo pensare di suddividere la lettera in quattro parti fondamentali: intestazione, introduzione, corpo della lettera e saluti.
Analizziamole insieme.
L’intestazione
Nell’intestazione andranno inseriti tutti i dati che servono per identificare correttamente il destinatario ed il mittente. Si consiglia anche di inserire la data ed il luogo.
L’introduzione
Prima dell’introduzione è possibile inserire anche un oggetto, non solo se si tratta di una email. Anche nella lettera si può inserire una piccola frase per illustrare, ovviamente in maniera sintetica, il contenuto del testo. Potrebbe essere per esempio Segnalazione illuminazione mancante.
Nell’introduzione ci si deve presentare a chi legge e spiegare in quali vesti ci si propone, per esempio Sono un cittadino del comune X, con nome e cognome.
La formula di apertura migliore per una lettera rivolta al sindaco è Egregio Signor Sindaco, si tratta di un saluto formale ma al tempo stesso consono ed adatto all’occasione.
Il corpo della lettera
Il corpo della lettera è la parte centrale, vale a dire quella in cui puoi illustrare la questione o il problema da sottoporre all’attenzione del sindaco. In questa parte è molto importante essere chiari e spiegare dettagliatamente il problema, senza però ripetere più volte gli stessi concetti.
Ricorda ovviamente di esporre il problema con calma e soprattutto, laddove possibile, di mostrarti positivo e propositivo.
In questo modo dimostrerai non sono di tenerci davvero alla questione ma anche di voler trovare delle soluzioni quanto prima.
Inoltre, se possibile, ascolta anche il parere di altri cittadini interessati alla questione, così da dare voce anche ai loro pensieri ed alle loro idee.
Conclusioni e saluti
Infine l’ultima parte è quella destinata appunto alle conclusioni ed ai saluti. Per quanto riguarda le conclusioni, aggiungi al termine della lettera dei ringraziamenti per il tempo dedicato alla lettura ed aggiungi i tuoi recapiti per essere contattato facilmente.
Non dimenticare di salutare e di apporre la tua firma al termine del testo.
Esempio Lettera al Sindaco
Proponiamo di seguito un esempio di lettera al sindaco, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
OGGETTO: __________________________________________
Gent.le sindaco, volevo sottoporre alla Sua attenzione la seguente situazione.
_________( Spiegare in modo dettagliato il problema che si vuole evidenziare)___________________
Come sindaco della nostra città, le chiedo di _______(Indicare quale intervento si richiede)____________________________________________________________
Certo che in relazione all’oggetto, Lei e l’amministrazione prendiate i dovuti provvedimenti, la ringrazio anticipatamente per la preziosa attenzione e per il tempo che dedicherà a questa situazione.
Per eventuali risposte e contatti
Tel __________________________
Firma
Fac Simile Lettera al Sindaco Editabile e Compilabile
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera al sindaco editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera al sindaco presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera al sindaco può poi essere convertita in PDF, se la si vuole inviare tramite posta elettronica certificata, o stampata, se si preferisce l’invio tramite posta.
