In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di invito alle autorità e proponiamo un fac simile di lettera di invito alle autorità da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Invito alle Autorità
Hai recentemente organizzato un evento ufficiale come un’inaugurazione, un gala o una festa per scopi benefici? Se la risposta è sì, probabilmente starai cercando di capire come scrivere una lettera di invito alle autorità che risulti sufficientemente seria ed ufficiale.
Già, perché quando le cose si fanno serie gli inviti non possono più assomigliare a quelli che inviavi agli amici per invitarli al tuo compleanno: un invito alle autorità è un tipo di comunicazione formale, che deve essere in grado di veicolare le informazioni essenziali affinché i destinatari partecipino all’evento ma che allo stesso tempo deve rivelarsi rispettoso delle cariche che ricoprono.
Se hai dei dubbi prima della stesura e sei curioso di scoprire come scrivere una lettera di invito alle autorità, sei nel posto giusto: nel corso della guida ti forniremo tutte le informazioni di cui hai bisogno per fare bella figura e godere di una festa o un evento memorabili e pieno di partecipanti! Il successo di una comunicazione di questo tipo in ogni caso, passa necessariamente da alcune operazioni preliminari di raccolta dei dati dei partecipanti. Vediamo brevemente cosa occorre sapere prima di prendere carta e penna.
Prima ancora di scrivere, dovrai fare del tuo meglio per reperire alcune informazioni essenziali riguardo al tipo di evento e soprattutto a chi intendi invitare. Innanzitutto quindi, inquadra bene che tipo di ricorrenza o festeggiamento sei intenzionato ad organizzare. Si tratta di una lotteria? Di una cena trionfale? Un evento sportivo?
Fatto ciò, passa a elencare in modo esaustivo tutti i potenziali invitati, scartandone eventualmente qualcuno qualora fosse raggiunto il numero massimo di partecipanti.
Quando avrai la lista degli invitati pronta, cerca di trovare
-Indirizzo degli invitati
-Le cariche ricoperte da ciascuno, ovvero il tipo di professione che svolgono o che hanno svolto.
Tra le cariche più alte troviamo quelle politiche e quelle professionali.
Trovate tutte le informazioni sopra riportate, potrai procedere con l’abbozzo del tuo invito.
Ora che tutto è pronto, è il momento di capire come scrivere l’invito. Innanzitutto, occorre ricordare che al giorno d’oggi molte comunicazioni ufficiali vengono redatte attraverso l’uso del PC, e anche nel caso della lettera di invito questa ci pare un’opzione piuttosto comoda. Per prima cosa, utilizza un software per la scrittura come Word o LibreOffice Writer e scegli un carattere facile da leggere ma elegante. Il formato di inviti di questo tipo è solitamente abbastanza breve, quindi ti basterà una facciata.
Scrivendo bene l’invito e salvandolo come PDF inoltre, potrai poi inviarlo anche via email senza limitarti al solo formato cartaceo. Prima di spedire però, fai attenzione a non inviare doppioni. Ricorda che il linguaggio da utilizzare dovrà essere necessariamente formale, e ciò significa che dovrai sempre rivolgerti al tuo destinatario utilizzando il lei ovvero la terza persona singolare.
Esso è sempre obbligatorio quando ci si rivolge ad un’autorità tramite messaggi scritti. In secondo luogo, il linguaggio dovrà poi essere chiaro e conciso, capace cioè di veicolare tutte le informazioni essenziali che aiuteranno gli invitati a capire dove e quando si terrà la festa. Esaminiamo quindi struttura e contenuto della lettera più ne dettaglio.
La lettera di invito si compone di tre parti fondamentali: incipit, corpo principale e conclusioni.
Essa, per risultare chiara e facilmente fruibile dall’invitato, dovrà contenere le seguenti informazioni
-Intestazione. Nella parte centrale alta, se possibile, un logo o un’intestazione della ditta, associazione o organizzazione dell’evento, possibilmente stampata direttamente sul foglio, come una sorta di carta intestata.
-Dati del mittente, ovvero colui che ha organizzato l’evento e che lo ospiterà. In questa sezione dovrai scrivere il tuo nome completo o quello dell’organizzazione. Se l’occasione è stata voluta da più persone, indica nome e cognome di tutti gli organizzatori in ordine di anzianità, scrivendo il titolo eventuale nella riga sottostante. Se però a organizzare la festa è il presidente, allora dovrai scrivere per primo il titolo, seguito dal nome e dal cognome di quest’ultimo.
-Oggetto. Se lo ritieni opportuno e vuoi rendere l’invito ancora più chiaro, potrai scrivere l’oggetto, una sorta di titolo in cui indichi in modo riassuntivo il tipo di evento.
-Invito vero e proprio, che prevede l’estensione dell’invito ai partecipanti con formule come: Egregio Avv. oppure Gentile Sig. seguite da Siamo lieti di invitarLa oppure L’Associazione ___ e lieta di invitarLa ecc. Questa parte della lettera di invito può essere preceduta da una breve presentazione in cui spieghi cosa abbia portato ad organizzare la festa o l’inaugurazione, in modo da far capire agli invitati come mai è importante partecipare.
-Spiegazione della tipologia di evento, in cui indichi in modo chiaro quale tipologia di manifestazione avrà luogo. Le più comuni a titolo di esempio sono pranzo, cena, colazione, inaugurazione, premiazione, gara sportiva, ricevimento.
-Data e ora. Questa, dopo la tipologia di evento, è la seconda informazione più importante da inserire. Per vanificare ogni dubbio ed evitare di ricevere molte telefonate da parte degli invitati, il consiglio è di scrivere la data e l’orario per esteso, così da far apparire l’invito più formale ai loro occhi. Scrivi quindi L’evento si terrà il giorno ….. alle ore 20.00.
-Indirizzo dell’evento, da scrivere anche questa volta per esteso, ma senza indicare il CAP. Scrivi quindi via, strada, piazza ecc. con il numero civico, il nome della città e della regione.
-Conclusione, in cui saluti e ringrazi l’invitato e firmi il foglio.
Fatto ciò, aggiungi la formula R.S.V.P. o, in italiano, Si prega di rispondere, seguita dai numeri telefonici o dagli indirizzi mail al quale gli invitati potranno comunicare la propria partecipazione. Questa sezione è molto importante in quanto ti permetterà di capire in anticipo quanti saranno i partecipanti effettivi.
Esempio di Lettera di Invito alle Autorità
MODELLO 1 – INVITO GENERICO A UN’AUTORITÀ ISTITUZIONALE
Oggetto: invito alla cerimonia di apertura del progetto «________________»
Ill.mo/a Sig./Sig.ra ________________________
[Titolo istituzionale – es. Prefetto della Provincia di __________]
con la presente abbiamo l’onore di invitarLa alla cerimonia di inaugurazione del progetto «________________», promossa dalla nostra organizzazione in collaborazione con __________________.
L’evento si terrà giovedì ________ alle ore ____ presso __________________ (indirizzo completo). Saremmo lieti di poterLa accogliere tra gli ospiti d’onore e di offrirLe la possibilità di rivolgere un breve saluto ai partecipanti.
Confidando nella Sua gradita presenza, restiamo a disposizione per ogni ulteriore informazione e Le porgiamo deferenti saluti.
[Luogo], _________
(firma – qualifica – recapiti)
MODELLO 2 – INVITO AL SINDACO PER INAUGURAZIONE OPERA PUBBLICA
Oggetto: inaugurazione del Parco «________________» – invito ufficiale
Egregio Signor Sindaco ____________________,
l’Amministrazione condominiale / l’Associazione «» Le rivolge un cordiale invito a partecipare all’inaugurazione del **nuovo parco pubblico «»**, realizzato in collaborazione con il Comune e con il contributo dei cittadini.
La cerimonia avrà luogo sabato ________ alle ore ____ presso l’ingresso principale situato in Via ________________.
La Sua presenza sarà particolarmente gradita a residenti e famiglie, che potranno ascoltare il discorso di apertura da parte dell’Autorità comunale.
Nell’attesa di un gentile riscontro, Le rinnoviamo la nostra stima.
Distinti saluti.
[Luogo], _________
(firma – ruolo)
MODELLO 3 – INVITO A UN PREFETTO PER CONFERENZA SULLA LEGALITÀ
Oggetto: conferenza «Legalità e Territorio» del ________ – invito a relazionare
Ill.ma S.V. Il/La Prefetto/a di ________________,
l’Istituto «____________» organizza, per il giorno ______ alle ore _________, la conferenza-dibattito «Legalità e Territorio: percorsi di prevenzione» presso l’Auditorium di Via ________________.
Saremmo onorati di poter annoverare il Suo intervento introduttivo, certo valore aggiunto per studenti, docenti e rappresentanti delle istituzioni coinvolte.
Gradiremmo ricevere conferma entro il _________, al fine di predisporre la scaletta degli interventi.
Ringraziando per l’attenzione, porgiamo deferenti ossequi.
[Luogo], ________
(firma – Dirigente scolastico)
MODELLO 4 – INVITO AL QUESTORE PER PREMIAZIONE SPORTIVA
Oggetto: cerimonia di premiazione «Torneo della Sicurezza» – invito a consegna trofei
Ecc.mo Sig. Questore ____________________,
l’Unione Sportiva «_______________», in collaborazione con la Polizia di Stato, è lieta di invitarLa alla premiazione del “Torneo della Sicurezza”, competizione calcistica giovanile dedicata alla cultura della legalità.
L’evento si terrà domenica __________ alle ore ____ presso lo Stadio Comunale «_______________».
Saremmo onorati se volesse consegnare i trofei alle squadre vincitrici e rivolgere un breve saluto ai giovani atleti.
Ringraziando fin d’ora della disponibilità, Le porgiamo cordiali saluti.
[Luogo], _________
(firma – Presidente)
Fac Simile Lettera di Invito alle Autorità
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di invito alle autorità editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di invito alle autorità presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di invito alle autorità può poi essere convertita in PDF, se necessario.
