La Lettera di intenti per assunzione è un documento preliminare con cui un datore di lavoro manifesta formalmente al candidato la volontà di instaurare un rapporto di lavoro alle condizioni fondamentali indicate. Serve a delineare i termini essenziali dell’offerta, a fissare aspettative reciproche e a vincolare, in tutto o in parte, le parti prima della stipula del contratto definitivo, agevolando la trasmissione di informazioni utili e la verifica delle condizioni sospensive previste.
Indice
Come scrivere una Lettera di intenti per assunzione
Redigere correttamente una Lettera di intenti per assunzione richiede attenzione sia agli aspetti sostanziali sia a quelli formali: il contenuto deve essere chiaro, completo e coerente con la normativa del lavoro applicabile, mentre la forma deve evitare ambiguità che possano generare contestazioni successive.
Innanzitutto è opportuno indicare con precisione l’identità delle parti, includendo la ragione sociale e i riferimenti fiscali della società e i dati anagrafici e di contatto del candidato, in modo che il documento sia immediatamente attribuibile alle parti coinvolte. La descrizione dell’oggetto dell’offerta deve specificare la posizione, il livello di inquadramento e il contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL) applicabile; questi elementi non solo orientano la determinazione della retribuzione e dei diritti accessori, ma costituiscono anche un riferimento indispensabile in caso di futura interpretazione contrattuale. La data di inizio e la tipologia del rapporto vanno definite con chiarezza, indicando se si tratta di un contratto a tempo determinato o indeterminato, oppure di forme contrattuali diverse; se il rapporto è a termine, la durata precisa deve essere riportata per evitare dubbi sulla natura del rapporto.
La sede di lavoro e il regime dell’orario devono essere dettagliati in modo da disciplinare trasferimenti, sedi secondarie e turni; le eventuali clausole relative a flessibilità e straordinari devono richiamare la normativa vigente e il CCNL di riferimento per evitare conflitti interpretativi. La parte economica è fondamentale: la retribuzione deve essere espressa in termini netti e lordi, indicando se la cifra è mensile o annua e specificando le modalità e le tempistiche di pagamento. Benefit, indennità variabili, bonus e strumenti di incentivazione vanno elencati con precisione, chiarendo criteri e condizioni di corresponsione. Per il periodo di prova è necessario richiamare la disciplina applicabile, indicando la durata prevista e la normativa contrattuale che ne regola la sospensione e il superamento, perché la prova influenza i diritti di recesso e la possibilità di esercitare tutele particolari previste dalla legge.
La sezione dedicata alle mansioni deve descrivere compiti e responsabilità in modo sufficiente a definire il profilo professionale e a circoscrivere eventuali ambiti di discrezionalità del datore di lavoro. Le obbligazioni del candidato, comprese l’osservanza del regolamento aziendale e delle procedure di sicurezza, devono essere richiamate in termini generali ma vincolanti, con riferimento alle sanzioni disciplinari previste dal CCNL e dal regolamento stesso. Le clausole su riservatezza, proprietà intellettuale e non concorrenza vanno formulate con attenzione rispetto ai limiti imposti dalla legge e dalla giurisprudenza: la disciplina della riservatezza deve bilanciare l’interesse aziendale alla tutela dell’informazione con il diritto del lavoratore a svolgere attività professionali, mentre la proprietà intellettuale deve distinguere chiaramente tra idee o opere realizzate nell’esecuzione delle mansioni e quelle sviluppate autonomamente, specificando eventuali corrispettivi o esclusioni. La clausola di non concorrenza, se prevista, richiede una precisa delimitazione temporale, territoriale e oggettiva, oltre alla previsione di un’indennità adeguata per rispettare i requisiti di validità sanciti dall’ordinamento.
È altresì opportuno includere condizioni sospensive tipiche quali la verifica dei titoli, referenze e, se necessario, gli accertamenti medici o il rilascio di permessi di lavoro per i candidati stranieri. Queste condizioni vanno indicate con chiarezza sui termini e sulle conseguenze di una mancata soddisfazione, evitando formulazioni vaghe che possano essere interpretate come l’esercizio arbitrario di diritti da parte del datore. La disciplina del recesso e del preavviso deve richiamare le formule temporali e le norme contrattuali che saranno applicate al momento della conversione in contratto definitivo, distinguendo tra la fase pre-contrattuale e quella post-assunzione. È importante specificare la natura vincolante o non vincolante della Lettera di intenti: molte aziende scelgono di dichiarare espressamente che il documento non costituisce contratto definitivo salvo che per alcune clausole chiaramente identificate quali riservatezza e proprietà intellettuale, ma la formulazione deve essere tale da non creare effetti obbligatori impliciti.
Infine, dal punto di vista formale e procedurale, la Lettera di intenti deve prevedere la legge applicabile e il foro competente, preferibilmente con riferimenti coerenti con la sede legale della società, e deve stabilire i termini per l’accettazione formale dell’offerta. È buona pratica allegare i documenti che potranno essere utili alla stipula del contratto successivo, come copia del documento di identità, certificazioni, curricula e un’eventuale job description dettagliata. Occorre anche tenere conto degli adempimenti in materia di protezione dei dati personali: se nella lettera si raccolgono informazioni sensibili o si autorizzano trattamenti, la società deve fornire al candidato un’informativa conforme al GDPR e ottenere eventuali consensi ove necessario. Prima di sottoporre la Lettera di intenti è consigliabile una revisione legale per controllare la conformità alle norme in materia di lavoro, diritto civile e, quando presenti, alle clausole specifiche del CCNL di riferimento, così da ridurre il rischio di contenziosi e garantire una transizione trasparente e tutelata verso il contratto definitivo.
Esempio Lettera di intenti per assunzione
Tra
La società: _____________, con sede legale in _____________, codice fiscale / partita IVA _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Società”);
e
Il/la Sig./Sig.ra: _____________, nato/a a _____________ il _____________, residente in _____________, codice fiscale _____________ (di seguito “Candidato”),
Premesso che
- la Società intende procedere all’assunzione del Candidato per le mansioni indicate nel presente documento;
- il Candidato ha manifestato interesse ad essere assunto/a alle condizioni qui di seguito indicate;
si conviene e si stipula quanto segue.
1. Oggetto della lettera
La presente Lettera di Intenti ha ad oggetto l’offerta di assunzione da parte della Società al Candidato per la posizione di _____________, con inquadramento previsto: _____________ (livello/qualifica/CCNL applicabile).
2. Data di inizio e durata
La data prevista per l’inizio del rapporto di lavoro è: _____________. Il rapporto sarà instaurato con contratto: _____________ (a tempo indeterminato / a tempo determinato fino al _____________ / altro: _____________).
3. Sede di lavoro
La sede principale di lavoro sarà: _____________. Eventuali trasferimenti o sedi secondarie saranno disciplinati da: _____________.
4. Orario di lavoro
L’orario di lavoro previsto è: _____________ (es. n. ore settimanali _____________; turni: _____________). Eventuali straordinari saranno regolati secondo: _____________.
5. Retribuzione e benefit
La retribuzione lorda prevista è: _____________ (mensile/annua). Modalità di pagamento: _____________. Benefit e indennità previste: _____________ (es. auto aziendale, buoni pasto, bonus, stock options, ecc.).
6. Periodo di prova
E’ previsto un periodo di prova della durata di _____________ (giorni/mesi), ai sensi del contratto collettivo applicabile e della normativa vigente.
7. Mansioni e obblighi
Il Candidato svolgerà le mansioni di: _____________. Il Candidato si impegna ad osservare il regolamento aziendale, le procedure di sicurezza e ogni istruzione tecnica e organizzativa impartita dalla Società.
8. Obbligo di riservatezza
Il Candidato si impegna a mantenere confidenziali tutte le informazioni aziendali, commerciali, tecniche e finanziarie acquisite in ragione del rapporto di lavoro sia durante sia dopo la cessazione del rapporto per un periodo di _____________. Tale obbligo è espressamente inteso come parte vincolante del presente accordo.
9. Proprietà intellettuale
Eventuali opere, invenzioni, progetti o idee realizzate dal Candidato nello svolgimento delle proprie mansioni saranno di proprietà esclusiva della Società, salvo diverso accordo scritto.
10. Clausola di non concorrenza (se prevista)
Il Candidato si obbliga, per la durata di _____________ dopo la cessazione del rapporto di lavoro, a non svolgere attività in concorrenza con la Società nei seguenti territori: _____________. In caso di applicazione della presente clausola, la Società corrisponderà al Candidato un’indennità pari a _____________. (Se non applicabile indicare: “Non prevista clausola di non concorrenza”.)
11. Condizioni sospensive
La presente offerta è subordinata al soddisfacimento delle seguenti condizioni: verifica dei titoli e referenze, accertamenti medici obbligatori, autorizzazioni amministrative, ottenimento del permesso di lavoro (se applicabile), ecc.: _____________.
12. Termini di recesso e preavviso
Le parti concordano che, fino alla sottoscrizione del contratto definitivo, ciascuna parte può recedere dalla presente Lettera di Intenti con preavviso di _____________. Dopo l’instaurazione del rapporto, il preavviso per la risoluzione sarà disciplinato da: _____________ (normativa applicabile/CCNL).
13. Natura vincolante
Le parti convengono che la presente Lettera di Intenti ha natura: (indicare una delle opzioni) _____________ (vincolante / non vincolante), fermo restando che le clausole relative a riservatezza, proprietà intellettuale e non concorrenza (se previste) sono espressamente vincolanti anche in assenza di contratto definitivo.
14. Legge applicabile e foro competente
La presente Lettera di Intenti è regolata dalla legge italiana. Per ogni controversia derivante dall’interpretazione, validità o esecuzione della presente Lettera sarà competente il Foro di _____________.
15. Accettazione dell’offerta
Il Candidato è invitato a comunicare l’accettazione della presente offerta entro e non oltre il giorno: _____________. L’accettazione dovrà essere comunicata per iscritto e sarà seguita dalla stipula del contratto di lavoro.
16. Documentazione allegata
Sono allegati alla presente (se applicabile): copia del documento di identità del Candidato, certificazioni e titoli, referenze, descrizione della posizione, regolamento aziendale, ecc.: _____________.
Dichiarazioni finali
Le parti dichiarano di aver letto e compreso tutte le clausole della presente Lettera di Intenti e di accettarle integralmente.
Per la Società
Nome e qualifica del rappresentante: _____________
Firma: _______________________________
Per il Candidato
Nome: _____________
Firma: _______________________________
Data di accettazione: _____________
Fac simile Lettera di intenti per assunzione Word
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