In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di sollecito di pagamento affitto e proponiamo un fac simile di lettera di sollecito di pagamento affitto da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere Lettera di Sollecito di Pagamento Affitto
Quando l’inquilino omette di versare il canone alla data pattuita, il proprietario si trova di fronte al bivio fra la paziente attesa e l’avvio di un percorso di tutela che ha nella lettera di sollecito di pagamento il suo primo e più delicato passo. Occorre chiarire subito che non stiamo parlando di un semplice promemoria cordiale: la diffida ad adempiere, se redatta e inviata correttamente, costituisce l’inquilino in mora, fa decorrere gli interessi legali, interrompe l’eventuale prescrizione e diventa la prova-chiave da produrre in tribunale qualora si renda necessario promuovere uno sfratto per morosità.
La cornice normativa di riferimento si fonda soprattutto sull’articolo 5 della legge n. 392 del 1978, ancora oggi punto fermo in materia locatizia: la disposizione stabilisce che il mancato pagamento del canone protratto per oltre venti giorni dalla scadenza, o il mancato versamento degli oneri accessori per un importo superiore a due mensilità, integra causa di risoluzione del contratto per grave inadempimento, senza che il giudice possa sindacare l’importanza della morosità. Il locatore, dunque, non è costretto ad attendere mesi: al ventunesimo giorno di ritardo può già spedire la diffida, esercitando il diritto riconosciuto dall’articolo 1219 del codice civile di mettere in mora il debitore e pretendere il pagamento immediato maggiorato degli interessi.
Prima di impugnare la penna è buona prassi verificare se il ritardo dipenda da un disguido banale: un bonifico partito in ritardo, un cambio di banca, un problema tecnico. Una telefonata o una mail non formale, spedite nei primi giorni successivi alla scadenza, risolvono spesso la questione e preservano serenità reciproca. Quando però la morosità supera la soglia di tolleranza fissata dalla legge, il locatore non deve esitare: la lettera di sollecito è infatti il presupposto necessario per la successiva intimazione di sfratto disciplinata dall’articolo 657 del codice di procedura civile, disposizione che regola la speciale procedura sommaria di licenza o sfratto per morosità.
La finalità principale della diffida è duplice. In primo luogo chi scrive fissa in modo certo la data dalla quale l’inquilino potrà essere chiamato a pagare gli interessi di mora e le eventuali spese che si renderanno necessarie per il recupero del credito. In secondo luogo offre al debitore un’ultima opportunità di adempiere spontaneamente, evitando sia il costo economico sia il pregiudizio reputazionale di un procedimento giudiziario. Questa dimensione “conciliativa” è tanto più efficace quanto più la lettera mantiene un tono fermo ma non aggressivo, chiarendo fin dall’incipit che lo scopo è quello di trovare una soluzione stragiudiziale rapida.
Dal punto di vista contenutistico il documento deve racchiudere alcuni elementi essenziali, ma senza scadere in formalismi superflui. È necessario indicare con precisione l’identità completa delle parti, richiamare gli estremi del contratto registrato, numero, data, Agenzia delle Entrate, specificare quali mensilità risultano impagate, quantificare l’importo dovuto, precisare le coordinate di pagamento e fissare un termine ragionevole, normalmente di sette o dieci giorni, decorso il quale il proprietario si riserva di adire l’autorità giudiziaria. La giurisprudenza ritiene fondamentale che la diffida contenga anche l’avvertimento delle conseguenze, cioè l’avvio dello sfratto per morosità e la richiesta di condanna alle spese processuali, affinché l’intimazione appaia seria e credibile agli occhi del debitore e del futuro giudice.
Quanto alle modalità d’invio, la tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno resta perfettamente valida in quanto garantisce la prova della ricezione, ma la posta elettronica certificata offre oggi un vantaggio di immediatezza e di tracciabilità informatica. La PEC produce infatti una “ricevuta di consegna” con marca temporale che vale come prova legale dell’avvenuta messa a disposizione del messaggio, a prescindere dal fatto che il destinatario lo apra . Poiché la maggior parte dei proprietari utilizza già la PEC per la registrazione telematica dei contratti, questa via si presenta come la più efficiente, salvo che il conduttore non disponga di indirizzo certificato: in tal caso la raccomandata resta l’unico mezzo idoneo.
Una volta ricevuta la diffida, l’inquilino può reagire in diversi modi. Se provvede al pagamento integrale entro il termine fissato, la vicenda si chiude, ma il locatore è comunque legittimato a trattenere eventuali interessi di mora maturati dal ventunesimo giorno di ritardo alla data dell’accredito. Qualora invece il conduttore offra un pagamento parziale o chieda una dilazione, il proprietario è libero di valutare la proposta, tenendo presente che ogni accordo di rateizzazione deve essere formalizzato per iscritto e preferibilmente sottoposto a condizione risolutiva espressa: basta infatti il mancato rispetto anche di una sola rata per far rivivere la morosità originaria. Se il silenzio perdura oltre il termine indicato, la strada dello sfratto per morosità diventa non solo legittima ma consigliabile, perché la procedura di convalida consente di ottenere in tempi relativamente brevi sia il titolo di rilascio dell’immobile sia la condanna al pagamento delle somme dovute.
L’intimazione di sfratto, introdotta con atto di citazione in forma semplificata, va notificata insieme al decreto di citazione per la convalida all’udienza; nella prassi dei tribunali italiani l’udienza si tiene di norma entro due o tre mesi dalla notifica. Il conduttore può saldare il debito comprensivo di spese legali entro la prima udienza e chiedere il cosiddetto termine di grazia, ma solo se la morosità non ha superato i limiti temporali previsti dalla legge; in caso contrario il giudice convalida lo sfratto e fissa la data di esecuzione. L’atto di diffida inviato in precedenza diventa a questo punto prova documentale imprescindibile, perché dimostra l’inadempimento colpevole e la correttezza del comportamento del locatore.
Il regime appena descritto riguarda le locazioni abitative, ma anche nei contratti ad uso diverso l’articolo 5 della legge 392 del 1978 viene applicato, salvo che le parti abbiano pattuito termini più brevi o interessi di mora maggiorati. Nelle locazioni commerciali è frequente, per esempio, il riferimento ai tassi previsti dal decreto legislativo n. 231 del 2002 sui ritardi di pagamento fra imprese, che sono decisamente superiori al tasso legale e intendono dissuadere l’inadempimento. Inoltre, i contratti commerciali includono spesso clausole risolutive espresse che consentono al proprietario di chiedere la risoluzione immediata già al primo canone non pagato, con effetti ancora più rapidi. In ogni caso la lettera di diffida resta un passaggio necessario, perché consolida la prova della morosità e consente al giudice di verificare che il locatore abbia esercitato il proprio diritto con correttezza e proporzionalità.
Si deve infine ricordare che comportamenti di autotutela quali la sospensione delle utenze, il cambio delle serrature o la minaccia di sgombero fai da te non solo sono inutili, ma espongono a responsabilità penale per esercizio arbitrario delle proprie ragioni. L’unico percorso legittimo passa, inevitabilmente, attraverso la lettera di costituzione in mora e, se necessario, attraverso le aule di giustizia. Per questa ragione il documento deve essere redatto con attenzione non soltanto linguistica, ma anche strategica: vanno indicate con chiarezza la somma esatta dovuta, le modalità di versamento, il termine perentorio, le conseguenze del mancato adempimento, senza tralasciare i riferimenti normativi e contrattuali pertinenti.
Esempio di Lettera di Sollecito di Pagamento Affitto
Primo sollecito – promemoria cordiale
Oggetto: Promemoria pagamento canone [mese/anno]
Gentile [Titolo + Cognome Inquilino],
desidero ricordarLe che, alla data odierna, non risulta ancora pervenuto il pagamento del canone relativo al mese di [mese] [anno], con scadenza fissata al [data contrattuale].
Sono certo/a si tratti di un disguido. La prego quindi di provvedere entro 5 giorni, effettuando il bonifico sul seguente IBAN: [IBAN] – intestato a [Nome Locatore] – causale “Canone [mese/anno]”.
Qualora avesse già provveduto, La invito a ignorare la presente e, se possibile, a inviarmi copia contabile dell’avvenuto pagamento.
La ringrazio per l’attenzione e resto a disposizione per ogni chiarimento.
Cordiali saluti.
[Firma]
[Nome Cognome Locatore]
[Telefono] | [e-mail | PEC]
Secondo sollecito – avviso con termine perentorio
Oggetto: Secondo sollecito pagamento canone – Scadenza improrogabile 10 giorni
Egregio/a Sig./Sig.ra [Cognome],
nonostante il promemoria del [data primo sollecito], ad oggi rimane insoluto l’importo di € [importo] riferito al canone di [mese/anno] e alle spese accessorie di € [importo].
La invito pertanto a saldare il totale di € [importo complessivo] entro e non oltre il [data, +10 giorni], mediante bonifico sull’IBAN indicato nel contratto. In mancanza sarò costretto/a ad adire le vie legali con aggravio di interessi e spese a Suo carico.
Confido in un sollecito riscontro.
Distinti saluti.
[Firma]
[Nome Cognome Locatore]
Diffida formale – costituzione in mora (ex art. 1219 c.c.)
Oggetto: Diffida ad adempiere – morosità canoni locazione
Il/La sottoscritto/a [Nome Cognome Locatore], proprietario/a dell’immobile sito in [indirizzo completo], La DIFFIDA, ai sensi dell’art. 1219 c.c. e dell’art. 5 L. 392/1978, a corrispondere entro 7 (sette) giorni dal ricevimento della presente:
• canoni scaduti: [elenco mensilità] – € [importo]
• oneri accessori (condominio, utenze): € [importo]
• interessi legali maturati: € [importo]
Totale dovuto: € [totale].
Decorso inutilmente detto termine, procederò senza ulteriore preavviso all’intimazione di sfratto per morosità e al recupero coattivo delle somme, con addebito di ogni ulteriore spesa.
La presente vale quale formale costituzione in mora.
Distinti ossequi.
[Firma autografa o digitale]
[CF / P. IVA] – [PEC / indirizzo]
Sollecito con proposta di piano di rientro (opzione conciliativa)
Oggetto: Sollecito pagamento e proposta rateizzazione
Gentile [Nome Inquilino],
comprendo le difficoltà che mi ha rappresentato telefonicamente in data [data]. Per evitare l’avvio di una procedura di sfratto Le propongo il seguente piano:
• versamento immediato di € [importo] entro il [data];
• saldo residuo di € [importo] in [numero] rate mensili da € [importo] ciascuna, da aggiungere ai canoni correnti.
La prego di accettare o formulare, per iscritto, eventuali alternative entro 5 giorni. In assenza di riscontro, la proposta decadrà e proseguirò secondo quanto previsto dal contratto e dalla legge.
Resto in attesa.
Cordiali saluti.
[Firma]
[Recapiti]
Avviso al garante (se previsto in contratto)
Oggetto: Comunicazione di morosità del conduttore – Richiamo obbligo di garanzia
Spett.le [Nome Garante]
[Indirizzo/PEC]
Ai sensi dell’art. 1957 c.c. e della clausola di garanzia contenuta nel contratto di locazione registrato il [data], La informo che il conduttore [Nome Inquilino] non ha versato i canoni di [mesi/anni] per un totale di € [importo].
Qualora il debitore principale non provveda entro 10 giorni dal ricevimento della presente, La chiamerò a soddisfare l’obbligazione in Sua qualità di garante solidale, oltre interessi e spese.
Confidando nella Sua collaborazione, porgo distinti saluti.
[Firma]
[Nome Cognome Locatore]
[Telefono] | [PEC]
Fac Simile Lettera di Sollecito di Pagamento Affitto
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di sollecito di pagamento affitto editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di sollecito di pagamento affitto presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di sollecito di pagamento affitto può poi essere convertita in PDF, se necessario.
