In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di giustificazione per assenza da riunione e proponiamo un fac simile di lettera di giustificazione per assenza da riunione da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Giustificazione per Assenza da Riunione
Ti sei appena accorto di non poter partecipare alla riunione organizzata dal tuo dipartimento o ufficio perché quel giorno avrai un impegno inderogabile? Oppure hai semplicemente deciso che non vorrai partecipare a quell’incontro per ragioni personali? In ciascuno di questi casi, niente panico. Grazie alla lettera di giustificazione assenza riunione potrai tranquillamente avvisare i responsabili e i diretti interessati per tempo, così da non creare disguidi tra i colleghi e i superiori e senza fare brutte figure. Giustificare un’assenza è un tuo diritto, soprattutto quando anche volendo non puoi spostare gli impegni e farli combaciare. L’ubiquità purtroppo non è una caratteristica umana, e pertanto è davvero inutile far finta di poter partecipare ad una riunione per poi non presentarsi e fare una figuraccia, destando il rancore dei tuoi pari. Molto meglio invece, è scrivere una lettera in cui comunichi per tempo la tua decisione.
Molte riunioni risultano effettivamente utili per fare il punto della situazione in azienda, e spesso portano a risultati proficui sia a livello di strategie sia a livello di comunicazione tra colleghi. Tuttavia, può capitare a tutti di non riuscire a partecipare ad una riunione. Il consiglio naturalmente è di utilizzare una lettera di giustificazione solo quando i motivi della tua assenza sono reali, e non immaginari. In questo modo potrai guadagnare il rispetto dei colleghi e essere presente nei momenti di difficoltà. Ricorda inoltre che in un contesto professionale, è sempre necessario comunicare in modo chiaro le tue scelte e le tue posizioni.
Trattandosi di una comunicazione di tipo lavorativo, il consiglio è quello di utilizzare nella lettera di giustifica un linguaggio formale, che includa termini comprensibili ma non direttamente legati al linguaggio comune. Se da un lato lo stile chiaro e conciso sono ottimi mezzi per far arrivare a destinazione il messaggio, ricorda sempre che ti stai rivolgendo a dei professionisti, ai colleghi e ai tuoi superiori.
Prima di iniziare a scrivere la lettera vera e propria, ricorda di indicare sempre l’oggetto del tuo messaggio, sia che tu abbia deciso di scrivere la lettera per inviarla tramite raccomandata, sia che tu voglia procedere con un invito via mail. L’oggetto serve per far capire al destinatario quale sarà il contenuto del messaggio che si appresta a leggere, proprio come farebbe una sorta di titolo. Un oggetto da inserire in questo caso è quindi Oggetto: Giustificazione assenza riunione ___
Una volta scritto l’oggetto, potrai procedere con la redazione della missiva. Inizia subito rivolgendoti al destinatario del tuo messaggio, ovvero indicando il cognome del responsabile oppure ad un dipartimento, avendo cura di rivolgerti all’ufficio corretto. I termini da utilizzare nell’incipit sono Alla cortese attenzione del dipartimento ____ oppure All’attenzione dell’egregio Sig. _____.
La prima cosa da scrivere nel corpo principale della lettera è indubbiamente la data della riunione per il quale intendi giustificarti. Ricordati di essere estremamente preciso, e di far capire subito a quale evento non potrai partecipare, specificando se necessario anche l’orario della riunione, non solo il giorno ed il mese.
Quando dovrai scrivere le ragioni dell’assenza, ricorda di non entrare mai nello specifico, in quanto non sei obbligato a farlo. Starà poi alla tua azienda, in base alle regole contenute nel contratto da te firmato, chiederti o meno una dimostrazione di quanto avvenuto, magari invitandoti ad allegare in futuro documenti ufficiali contenenti la prova che tu fossi effettivamente impossibilitato a partecipare all’incontro.
Fatte queste dovute ed importanti premesse, il consiglio è quello di includere nella lettera non solo un accenno delle motivazioni legate alla tua assenza, ma anche eventuali strategie per far sì che i temi discussi durante la riunione e le eventuali decisioni prese in tua assenza possano esserti comunicate da uno dei presenti. Indica pertanto il nome di un sostituto che sai essere sicuramente presente alla riunione, che si occuperà di fornirti tutto il materiale necessario, possibilmente all’interno di un rapporto o di un verbale.
Dopo avere specificato motivazioni e possibili strategie per rimanere aggiornato con i tuoi colleghi, potrai passare ai saluti formali scrivendo una breve frase di ringraziamento per la comprensione dimostrata e scusandoti ancora per essere assente all’incontro. Alla fine del congedo, ricorda di apporre in modo chiaro la tua firma, e se non l’avessi già fatto nella parte iniziale, indica la data odierna.
Quando avrai terminato il messaggio, potrai scegliere di inviarlo all’ufficio preposto o al membro dello staff interessato in vari modi. Uno dei più rapidi ed efficaci è sicuramente l’invio attraverso posta elettronica, che ti garantisce un recapito veloce e sicuro senza rischiare che il messaggio non arrivi a destinazione in tempo. Per inviare una lettera di giustificazione tramite mail, ti consigliamo di utilizzare il tuo indirizzo e-mail aziendale o in alternativa il tuo indirizzo di posta
elettronica certificata. Oltre alla mail, potrai procedere con l’invio della lettera anche tramite posta ordinaria, scegliendo la formula di raccomandata.
Fac Simile Lettera di Giustificazione per Assenza da Riunione
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di giustificazione per assenza da riunione editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di giustificazione per assenza da riunione presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di giustificazione per assenza da riunione può poi essere convertita in PDF, se necessario.
