In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di consegna documenti e proponiamo un fac simile di lettera di consegna documenti da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Consegna Documenti
Se stai cercando di capire come scrivere una lettera di consegna documenti ma non sai da che parte iniziare, non preoccuparti. La lettera di consegna documenti è un verbale piuttosto breve e sintetico, il quale non richiede particolari capacità di scrittura o una conoscenza approfondita della lingua italiana. Prima di prendere carta e penna tuttavia, può essere utile capire bene di che cosa si tratti, quale sia la struttura più chiara da applicare e quale formato e supporto utilizzare.
La lettera di consegna documenti, detta anche ricevuta consegna documenti, è un particolare tipo di comunicazione scritta che si allega alla documentazione (tecnica, amministrativa o di altra natura) consegnata in una determinata data ad un destinatario. Quest’ultimo può essere, a seconda delle circostanze, un privato, un’azienda o un ente pubblico.
La ricevuta di consegna documenti deve essere allegata in numerose circostanze, in quanto formalizza l’avvenuta consegna dei verbali, plichi o delle comunicazioni che intendi far pervenire al tuo destinatario. Per fare chiarezza, di seguito riportiamo alcuni dei casi più frequenti in cui è necessario allegare una lettera di consegna documenti
-consegna di un’offerta di partecipazione a una gara pubblica
-presentazione di un’istanza ad un ente pubblico
-richiesta di contributi economici all’amministrazione pubblica
-richiesta al comune per organizzare manifestazioni ludiche, sportive, folcloristiche
-richieste inerenti al rilascio di una licenza
-richieste relative a una pratica edilizia
In questi casi il destinatario è un’ente pubblico, e ogni volta in cui vorrai trasmettere dei documenti agli uffici preposti dovrai necessariamente allegare una lettera di consegna documenti, che verrà firmata dall’addetto e conservata in copia presso l’archivio dell’ente.
Esistono però molti altri casi in cui lo scambio coinvolge unicamente soggetti privati
Se sei un commercialista per esempio, dovrai rilasciare ai tuoi clienti una ricevuta di consegna documenti ogni qual volta consegnerai loro modelli di dichiarazione, registri contabili o fatture.
Anche le agenzie immobiliari, una volta consegnate ai clienti planimetrie, attestazioni energetiche o certificati catastali dovranno sempre allegare alla documentazione una lettera di consegna documenti.
Come spesso avviene per la maggior parte delle comunicazioni ufficiali, anche la lettera di consegna documenti deve rispettare alcuni formati standard. Prima di scriverla assicurati quindi di essere munito di un foglio bianco A4 e di poter utilizzare un normale software di scrittura. Utilizza caratteri semplici e chiari, con un formato non superiore a 12.
Come accennato, il contenuto della comunicazione è piuttosto sintetico e standard. A prescindere dal ricevente, esistono alcuni dati indispensabili per rendere la lettera valida a tutti gli effetti. Gli elementi più importanti da inserire nella lettera sono essenzialmente tre
-la data e il luogo in cui la documentazione viene consegnata
-il nome di colui il quale effettua la consegna
-l’elenco dei documenti che sono stati consegnati
Nella parte alta della lettera è consigliato scrivere con un carattere leggermente più grande il titolo, ovvero Ricevuta di avvenuta consegna.
Dopo il titolo, è opportuno iniziare la lettera inserendo data e nome del mittente. Sarà quindi necessario scrivere una frase come Si attesta che in data è stata consegnata dal Sig./Sig.ra _______ presso _____________ la seguente documentazione
Una volta inseriti tutti i dati, è poi necessario elencare i vari documenti consegnati, utilizzando un elenco puntato e riportando il titolo o l’oggetto degli stessi.
L’ultima parte della lettera infine, deve contenere a sinistra il luogo e la data, mentre a destra il timbro e la firma del ricevente.
Il modello di lettera consegna documenti che abbiamo riportato è adatto alla maggioranza delle situazioni in cui è necessario consegnare della documentazione a enti pubblici o a privati. Esistono però moltissimi casi in cui il contenuto può variare leggermente. Nel caso in cui tu sia un commercialista per esempio, dovrai fornire al tuo cliente una lettera di avvenuta consegna documenti leggermente diversa. Nella parte iniziale infatti, oltre al nome e alla data, il tuo cliente dovrà inserire anche il numero della propria P.IVA e l’indirizzo della sua azienda.
Inoltre, alla fine del verbale, dovrà essere presente la dicitura Con il ritiro della documentazione sopraelencata, si esonera questo Studio da qualsiasi responsabilità in merito alla conservazione della stessa seguita da data e firma del destinatario.
In questo modo potrai essere sicuro che il tuo cliente abbia effettivamente ritirato la documentazione esonerandoti dalla responsabilità di trattenerla presso il tuo ufficio.
La funzione della lettera consegna documenti è molto simile a quella ricoperta dalla ricevuta di avvenuta consegna che viene solitamente inviata in seguito alla trasmissione di una mail tramite PEC. Nel caso in cui la consegna dei documenti avvenga a mano quindi, è sempre necessario allegare un documento contenente tutte le informazioni indicate in questo articolo, in modo da evitare spiacevoli imprevisti e sgravare te stesso da qualsiasi responsabilità relativa allo smarrimento della documentazione.
Esempio Lettera di Consegna Documenti
MODELLO 1 – CONSEGNA DOCUMENTI CONTABILI AL COMMERCIALISTA
Oggetto : consegna documentazione contabile periodo _____/_____
Con la presente Le trasmetto la documentazione necessaria alla redazione di:
• dichiarazione IVA / redditi / bilancio d’esercizio al ___/___/_____
• adempimenti periodici (LIPE, esterometro, CU)
Elenco documenti allegati:
1. Registri IVA vendite e acquisti (gennaio-dicembre ______) – n. pag. ____
2. Estratti conto bancari dal ___/___/_____ al ___/___/_____ – n. fogli ____
3. Prima nota cassa mensile – n. ____ prospetti
4. Fatture elettroniche ciclo attivo n. ___ e ciclo passivo n. ___ (XML + PDF)
5. Verbale assemblea approvazione bilancio esercizio precedente
Totale colli consegnati: n. ___ cartelline / pendrive USB.
Resto a disposizione per eventuali chiarimenti.
Cordiali saluti
______________________________
(firma mittente)
Spazio per ricevuta dello studio
Data _____/_____/_____ Timbro e firma ___________________________
MODELLO 2 – CONSEGNA DOCUMENTI LEGALI AL PROFESSIONISTA
Oggetto : trasmissione documenti causa RG n. __________ / _____
Egregio Avvocato,
ai fini della costituzione in giudizio nella vertenza indicata in oggetto, Le consegno copia dei seguenti atti e prove:
1. Contratto di compravendita del ___/___/_____ (originale + 1 copia)
2. Diffida a mezzo PEC del ___/___/_____ e relativa ricevuta di consegna
3. Fatture insolute n. ___ / ___ / ___ per complessivi € __________
4. Estratti conto attestanti mancati pagamenti – pag. ___
5. Corrispondenza intercorsa (e-mail) – n. ___ pagine
Chiedo cortese conferma di ricezione e indicazioni sugli ulteriori documenti eventualmente necessari.
Distinti saluti
______________________________
(firma mittente)
Ricevuta Studio Legale
Data _____/_____/_____ Timbro/firma ___________________________
MODELLO 3 – CONSEGNA DOCUMENTI PERSONALI ALL’UFFICIO HR
Oggetto : consegna documentazione per assunzione / variazione anagrafica
Trasmetto, come da Vostre istruzioni, i seguenti originali:
• copia carta d’identità e codice fiscale aggiornati;
• certificato di residenza rilasciato il ___/___/_____ dal Comune di __________;
• IBAN per accredito stipendio (mod. banca allegato);
• documentazione permesso di soggiorno n. __________ (se applicabile).
Pregasi restituire ricevuta per avvenuta acquisizione ai fini archiviazione.
Cordiali saluti
______________________________
(firma dipendente)
Confermo ricezione in data _____/_____/_____
Responsabile HR ______________________________ (firma)
MODELLO 4 – CONSEGNA DOCUMENTI TECNICI A CLIENTE/COMMITTENTE
Oggetto : consegna elaborati finali progetto «__________»
Con riferimento al contratto sottoscritto il ___/___/_____, Le consegniamo la seguente documentazione finale:
A) Elaborati cartacei
– Tav. 1.0 Layout generale scala 1:100 (2 copie)
– Relazione di calcolo strutturale (n. 60 pagine + allegati)
B) Supporto digitale (USB n. ______) contenente:
– file DWG e PDF tavole esecutive;
– file IFC modello BIM;
– fotografie avanzamento lavori.
C) Certificazioni e collaudi
– Dichiarazione di corretta posa impianto elettrico DM 37/2008;
– Certificato di prova di tenuta impianto gas.
Invitiamo a verificarne il contenuto entro 10 giorni e a comunicarci eventuali osservazioni. In assenza di rilievi la documentazione si intenderà accettata.
Cordiali saluti
______________________________
<Firma e qualifica>
Ricezione Cliente
Data _____/_____/_____ Timbro/firma ___________________________
Fac Simile Lettera di Consegna Documenti
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di consegna documenti editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di consegna documenti presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di consegna documenti può poi essere convertita in PDF, se necessario.
