In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di consegna documenti e proponiamo un fac simile di lettera di consegna documenti da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Come Scrivere una Lettera di Consegna Documenti
Se stai cercando di capire come scrivere una lettera di consegna documenti ma non sai da che parte iniziare, non preoccuparti. La lettera di consegna documenti è un verbale piuttosto breve e sintetico, il quale non richiede particolari capacità di scrittura o una conoscenza approfondita della lingua italiana. Prima di prendere carta e penna tuttavia, può essere utile capire bene di che cosa si tratti, quale sia la struttura più chiara da applicare e quale formato e supporto utilizzare.
La lettera di consegna documenti, detta anche ricevuta consegna documenti, è un particolare tipo di comunicazione scritta che si allega alla documentazione (tecnica, amministrativa o di altra natura) consegnata in una determinata data ad un destinatario. Quest’ultimo può essere, a seconda delle circostanze, un privato, un’azienda o un ente pubblico.
La ricevuta di consegna documenti deve essere allegata in numerose circostanze, in quanto formalizza l’avvenuta consegna dei verbali, plichi o delle comunicazioni che intendi far pervenire al tuo destinatario. Per fare chiarezza, di seguito riportiamo alcuni dei casi più frequenti in cui è necessario allegare una lettera di consegna documenti
-consegna di un’offerta di partecipazione a una gara pubblica
-presentazione di un’istanza ad un ente pubblico
-richiesta di contributi economici all’amministrazione pubblica
-richiesta al comune per organizzare manifestazioni ludiche, sportive, folcloristiche
-richieste inerenti al rilascio di una licenza
-richieste relative a una pratica edilizia
In questi casi il destinatario è un’ente pubblico, e ogni volta in cui vorrai trasmettere dei documenti agli uffici preposti dovrai necessariamente allegare una lettera di consegna documenti, che verrà firmata dall’addetto e conservata in copia presso l’archivio dell’ente.
Esistono però molti altri casi in cui lo scambio coinvolge unicamente soggetti privati
Se sei un commercialista per esempio, dovrai rilasciare ai tuoi clienti una ricevuta di consegna documenti ogni qual volta consegnerai loro modelli di dichiarazione, registri contabili o fatture.
Anche le agenzie immobiliari, una volta consegnate ai clienti planimetrie, attestazioni energetiche o certificati catastali dovranno sempre allegare alla documentazione una lettera di consegna documenti.
Come spesso avviene per la maggior parte delle comunicazioni ufficiali, anche la lettera di consegna documenti deve rispettare alcuni formati standard. Prima di scriverla assicurati quindi di essere munito di un foglio bianco A4 e di poter utilizzare un normale software di scrittura. Utilizza caratteri semplici e chiari, con un formato non superiore a 12.
Come accennato, il contenuto della comunicazione è piuttosto sintetico e standard. A prescindere dal ricevente, esistono alcuni dati indispensabili per rendere la lettera valida a tutti gli effetti. Gli elementi più importanti da inserire nella lettera sono essenzialmente tre
-la data e il luogo in cui la documentazione viene consegnata
-il nome di colui il quale effettua la consegna
-l’elenco dei documenti che sono stati consegnati
Nella parte alta della lettera è consigliato scrivere con un carattere leggermente più grande il titolo, ovvero Ricevuta di avvenuta consegna.
Dopo il titolo, è opportuno iniziare la lettera inserendo data e nome del mittente. Sarà quindi necessario scrivere una frase come Si attesta che in data è stata consegnata dal Sig./Sig.ra _______ presso _____________ la seguente documentazione
Una volta inseriti tutti i dati, è poi necessario elencare i vari documenti consegnati, utilizzando un elenco puntato e riportando il titolo o l’oggetto degli stessi.
L’ultima parte della lettera infine, deve contenere a sinistra il luogo e la data, mentre a destra il timbro e la firma del ricevente.
Il modello di lettera consegna documenti che abbiamo riportato è adatto alla maggioranza delle situazioni in cui è necessario consegnare della documentazione a enti pubblici o a privati. Esistono però moltissimi casi in cui il contenuto può variare leggermente. Nel caso in cui tu sia un commercialista per esempio, dovrai fornire al tuo cliente una lettera di avvenuta consegna documenti leggermente diversa. Nella parte iniziale infatti, oltre al nome e alla data, il tuo cliente dovrà inserire anche il numero della propria P.IVA e l’indirizzo della sua azienda.
Inoltre, alla fine del verbale, dovrà essere presente la dicitura Con il ritiro della documentazione sopraelencata, si esonera questo Studio da qualsiasi responsabilità in merito alla conservazione della stessa seguita da data e firma del destinatario.
In questo modo potrai essere sicuro che il tuo cliente abbia effettivamente ritirato la documentazione esonerandoti dalla responsabilità di trattenerla presso il tuo ufficio.
La funzione della lettera consegna documenti è molto simile a quella ricoperta dalla ricevuta di avvenuta consegna che viene solitamente inviata in seguito alla trasmissione di una mail tramite PEC. Nel caso in cui la consegna dei documenti avvenga a mano quindi, è sempre necessario allegare un documento contenente tutte le informazioni indicate in questo articolo, in modo da evitare spiacevoli imprevisti e sgravare te stesso da qualsiasi responsabilità relativa allo smarrimento della documentazione.
Esempio Lettera di Consegna Documenti
Proponiamo di seguito un esempio di lettera di consegna documenti, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
Verbale di consegna documenti
In data odierna è stata consegnata al/alla sig./sig.a ………………………………… la seguente documentazione
-……………………………………………………………………………………………………
– ……………………………………………………………………………………………………
– ……………………………………………………………………………………………………
– ……………………………………………………………………………………………………
Il/la sig./sig.a …………………………………… dichiara di ricevere i documenti elencati e di essere stato informato circa i contenuti.
Luogo e data
Firma ____________________________________
(nominativo e qualifica)
Fac Simile Lettera di Consegna Documenti
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di consegna documenti editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di consegna documenti presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di consegna documenti può poi essere convertita in PDF, se necessario.
