In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di comunicazione di ritardo di pagamento e proponiamo un fac simile di lettera di comunicazione di ritardo di pagamento da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Comunicazione di Ritardo di Pagamento
A chi ha un’attività o un’azienda di qualunque tipologia può capitare sfortunatamente di avere dei problemi di varia natura che possono portare all’impossibilità di assolvere al pagamento delle forniture precedentemente ordinate o ricevute.
In questo caso è importante avvisare il fornitore quanto prima cercando di essere il più chiari ed onesti possibile, è infatti controproducente mentire a riguardo o promettere il pagamento entro una data che già si sa non essere possibile per saldare il debito.
Per quanto possa trattarsi di una situazione sconveniente, è bene non perdere la calma ed agire correttamente e tempestivamente così da arginare le conseguenze e mantenere buoni rapporti con i fornitori, a maggior ragione se si collabora con gli stessi da diverso tempo o si intende continuare a farlo.
Ovviamente stiamo parlando di ritardi, non dell’impossibilità oggettiva di pagare per sempre o comunque in un tempo indefinito poiché in tal caso si tratterebbe di insolvenza, cioè una situazione differente da trattare in modo diverso appunto.
In questa guida ci occuperemo di un ritardo di un pagamento che si sa di poter fronteggiare a breve, seppur non entro la data concordata in precedenza con il fornitore.
Non è raro che i fornitori si ritrovino ad ascoltare scuse talvolta poco credibili da parte dei clienti che non potendo pagare ne inventano di ogni.
Il nostro consiglio è quello di optare per una comunicazione sincera e diretta, far sentire infatti l’altra parte presa in giro non è affatto una buona idea.
Non poter pagare in maniera puntuale per una volta può capire a tutti e certamente i fornitori che ti conoscono da tempo capiranno la situazione, del resto sono moltissimi i fattori che possono incidere, si pensi ad esempio ad una spesa imprevista magari per l’attrezzatura della propria attività, le vendite che non sono andate proprio bene, problemi di natura tecnica o burocratica o altro ancora.
Qualunque sia la motivazione che ha causato il ritardo nel mancato pagamento al fornitore, anche se si tratta di un malfunzionamento indipendente dalla propria volontà, ci si deve rivolgere al creditore con toni pacati.
Se ad esempio si è certi di aver versato quanto dovuto ma il fornitore sostiene di non aver ricevuto la somma in questione, la prima cosa da fare è verificare il saldo dei propri conti ed accertarsi che l’operazione sia andata a buon fine.
Diversa poi è la situazione che si viene a creare quando il versamento non c’è stato, in tal senso se si sa in anticipo di non poter versare quanto dovuto o subito dopo il termine prefissato per il pagamento, si dovrebbe inviare una lettera per comunicare al fornitore il ritardato pagamento.
Se poi il fornitore ha già inviato un sollecito di pagamento e nel frattempo hai proceduto a saldare quanto dovuto, allora si consiglia di inviare una ricevuta del pagamento effettuato indicando la fornitura a cui si riferisce ed allegando anche una breve lettera di scuse.
Passiamo ora al lato più pratico della questione e vediamo come compilare una lettera per comunicare al fornitore il ritardo nel pagamento.
Innanzitutto, la forma da rispettare è quella delle lettere standard: i dati del cliente vanno inseriti nella parte in alto a sinistra mentre quelli del fornitore vanno indicati un po’ più in basso sulla destra.
All’interno della comunicazione si dovrà inserire altresì l’oggetto della lettera che potremmo indicare con la dicitura “comunicazione di ritardo del pagamento”.
Procederemo poi con l’indicazione della fattura per la quale si è proceduto a pagare in ritardo, se è stato effettuato il pagamento, specificando anche la forma di pagamento utilizzata, allegando anche una copia della transazione.
Si inseriscono ora le scuse per il ritardo nel pagamento, spiegando anche in maniera sommaria e senza entrare troppo nello specifico, i motivi che hanno portato ad un ritardo in questo senso. Come di consueto si conclude poi con data, luogo e firma.
Come è possibile vedere, si tratta di una lettera semplice e veloce da scrivere che non prevede forme precise e definite, ciò che si vuole trasmettere appunto è un messaggio di scuse con l’indicazione di un tempo in cui realmente si è certi di poter procedere al pagamento.
Eccezionalmente si può anche richiedere di rateizzare l’intera somma, in maniera tale da poterla pagare più facilmente ed ovviamente senza poi ulteriori ritardi.
Fac Simile Lettera Comunicazione di Ritardo di Pagamento
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di comunicazione di ritardo di pagamento editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di comunicazione di ritardo di pagamento presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di comunicazione di ritardo di pagamento può poi essere convertita in PDF, se necessario.
