In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di benvenuto a nuovo cliente e proponiamo un fac simile di lettera di benvenuto a nuovo cliente da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Benvenuto a Nuovo Cliente
La lettera di benvenuto per un cliente appena acquisito è un’ottima strategia per gettare le basi di una collaborazione fruttuosa e continuativa. Pensaci bene, con un piccolo gesto potrai comunicare al tuo nuovo cliente tutte le informazioni che reputi necessarie per aumentare la sua fiducia nei tuoi confronti, alimentando la sua curiosità nei confronti della tua azienda e mantenendo vivo il canale di comunicazione. Ma come fare per veicolare un messaggio efficace, non banale ma allo stesso tempo comprensibile? Se vuoi conoscere tutti i segreti per scrivere una lettera di benvenuto per un nuovo cliente sei nel posto giusto: in questa spiegazione ti guideremo passo passo nelle diverse fasi della redazione, considerando non solo il contenuto del messaggio ma anche importanti variabili come stile, linguaggio, forma e modalità di spedizione.
Scrivere una comunicazione di benvenuto è davvero importante per relazionarsi con un cliente nuovo? La risposta a questa domanda preliminare è affermativa, se sai come farlo.
Ormai non è più un segreto: la fidelizzazione di un nuovo acquirente è una tappa obbligata per aumentare in poco tempo i profitti della tua attività, qualunque sia il tuo settore di appartenenza. Quando ti occupi di fornire servizi poi, magari tangenti all’ambito delle pubbliche relazioni, scrivere una lettera di benvenuto è praticamente obbligatorio.
I vantaggi che derivano da questa operazione sono molteplici, e includono
-Possibilità di rendere visibile la stima che nutri nei confronti del cliente
-Dimostrazione di interesse per il suo business
-Possibilità di presentare gli aspetti più importanti e particolari della tua attività e della filosofia del tuo brand
-Rassicurazione del cliente, per ricordargli che ha fatto bene a scegliere te
-Scrittura nero su bianco delle informazioni di contatto della tua azienda, anche confidenziali rispetto ai canali riservati al pubblico.
Ma non è tutto. Gli elementi appena elencati, tradotti in una singola parola significano…successo garantito! Dopo aver ricevuto una lettera di benvenuto scritta bene, il nuovo cliente difficilmente tornerà sui suoi passi. Scopriamo subito come fare per convincerlo a rimanere per sempre con te.
Prima di cominciare, ci teniamo a ribadire che dovrai valutare molto attentamente in quale formato scrivere la tua lettera. Oggi infatti, non tutti i clienti apprezzano più l’inoltro di messaggi cartacei, ritenuti a tutti gli effetti uno spreco ed un danno nei confronti dell’ambiente. Per evitare figuracce quindi, considera l’idea di inviare una lettera di benvenuto solamente tramite email. La posta elettronica è un modo veloce e altrettanto efficace per comunicare il benvenuto ai clienti! Assicurati quindi di utilizzare l’account di posta associato al tuo brand, e se non l’hai ancora fatto, acquista subito un dominio che riporti il nome della tua azienda. Un dominio personale ti garantisce un’immagine più seria e affidabile. Se invece sei sicuro che il tuo cliente preferisca ricevere una comunicazione scritta su carta, assicurati di redigere il messaggio su carta intestata. Quest’ultima naturalmente dovrà riportate il nome della tua azienda ed il logo, così da renderla riconoscibile tra mille!
Il linguaggio della tua lettera dovrà mantenere una certa continuità con quello utilizzato nelle tue campagne marketing, ma assumere sfumature leggermente più familiari. Inoltre, il consiglio è quello di esprimere in parole la filosofia del tuo marchio, cercando di non eccedere con i formalismi o con i termini complicati o eccessivamente specialistici. Tutto naturalmente dipende dalla tipologia del tuo lavoro, così come il tuo livello di specializzazione nel settore di appartenenza. Se sei parte di una nicchia molto ristretta, ti consigliamo di dimostrarlo ai clienti anche nella lettera di benvenuto. In generale comunque, lo stile di una comunicazione di questo tipo deve essere abbastanza conciso, in modo da non annoiare eccessivamente il destinatario.
Scegli sempre di utilizzare caratteri chiari, semplici da leggere sia in formato stampato che sullo schermo di un pc. Da evitare assolutamente per una lettera di questo genere l’uso di calligrafie strane o eccentriche, che potrebbero rendere difficoltosa la lettura da parte del cliente e farti reputare poco serio.
Prima di scrivere il contenuto vero e proprio, riporta nella parte in alto a destra della lettera l’indirizzo e i dati del destinatario, comprendendo informazioni come nome completo, nome dell’azienda, indirizzo fisico e web dell’azienda. Controlla di non commettere errori, così da dimostrare al cliente che hai posto molta attenzione nella ricerca dei suoi recapiti e che sei un’azienda o un titolare attento ai dettagli.
Completata questa piccola sezione preliminare, spostati di qualche riga in basso e inizia a scrivere nella parte sinistra del foglio. In questa parte della lettera dovrai inserire il nome del tuo destinatario preceduto da diciture come Caro, Egregio Signor o Gentile Signor seguito dal suo nome e da una virgola o da due punti. Scegli il grado di formalità in base al ruolo e alla carica del tuo destinatario e al tipo di relazione che stai intrattenendo al momento. Se non vi conoscete ancora bene, evita di iniziare il messaggio con Caro e tieniti più sul formale.
Inizia la tua lettera con alcune frasi cordiali che presentino il tuo intento al cliente. Includi nel saluto e nelle prime righe tutto lo staff della tua azienda, come a trasmettere un caloroso benvenuto collettivo. Le parole chiave di questa sezione sono naturalmente dare il benvenuto, accogliere, entusiasmo, estrema gioia calorosa soddisfazione e così via. L’importante è far capire al cliente che la vostra nuova collaborazione o comunque il vostro rapporto a portato molti benefici all’azienda e che non vedi l’ora di fargli scoprire tutti i servizi e la qualità dei prodotti che puoi offrire.
Conclusa questa prima fase di accoglienza, potrai procedere con la presentazione dettagliata della tua azienda. Ripeti il nome dell’azienda, seguito da una disamina di tutti i valori che rappresentano il brand. Non avere paura ed evita la modestia: l’obiettivo è quello di ricordare al cliente perché ha fatto bene a scegliere proprio te e non la concorrenza! Naturalmente, se sei un freelance o un consulente indipendente e lavori da solo, effettua la medesima presentazione ma incentrandola sulla tua figura. Ancora una volta, metti in chiaro che sei disponibile per dedicarti con passione e professionalità agli impegni presi.
Al fine di rendere ancora più chiara la tua disponibilità, non dimenticare di includere in questa sezione un elenco dettagliato dei contatti che il cliente potrà utilizzare per comunicare con te. Scrivi il tutto sotto forma di elenco, includendo numero di telefono personale, numero aziendale, numero del centralino della sede, indirizzo mail personale o aziendale e indirizzo postale. Leggendoli, il destinatario saprà di avere sempre un canale preferenziale rispetto a chi non ha ancora deciso di diventare cliente della tua azienda.
La parte conclusiva della lettera è altrettanto importante, e può fare la differenza nel rendere la tua comunicazione più o meno efficace anche sul lungo periodo. L’ideale è quindi cercare non solo di ringraziare il cliente per averti scelto, ma anche mettere in evidenza la sua stima nei suoi confronti elencando alcune delle caratteristiche positive che lo contraddistinguono. Sottolinea il fatto di essere felice di averlo come cliente e infine ringrazialo ripetendo il suo nome. Questa piccola strategia farà sì che si senta da subito più importante. Terminata questa parte, ricorda di scrivere un saluto più formale seguito dal tuo nome sia in stampatello sia con la firma a mano. L’importante è sempre fare apparire anche la firma fatta a penna, l’unico elemento capace di distinguere la lettera da una banale comunicazione di marketing.
Esempio di Lettera di Benvenuto a Nuovo Cliente
Proponiamo di seguito un esempio di lettera di benvenuto a nuovo cliente, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
Gentile Signor/Signora (Cognome cliente)
A nome di (nome tua azienda), colgo l’occasione per darle il benvenuto come nuovo cliente. Il sottoscritto e l’intero staff sono entusiasti di poter celebrare l’inizio di questo entusiasmante rapporto.
La (nome compagnia) è un’azienda che dal … si occupa di fornire (descrivi il tipo di servizio svolto)
I nostri valori sono/Crediamo fortemente in un tipo di lavoro contraddistinto da (elenca ciò che reputi importante il cliente sappia relativamente alla tua filosofia).
Per noi, i clienti costituiscono una parte fondamentale del nostro lavoro, pertanto siamo lieti di poterle offrire i nostri servizi.
Siamo felici di informarla che potrà contare su di noi e comunicare le sue richieste ai seguenti contatti:
– (numero telefono)
-(indirizzo email)
-(altri contatti)
Grazie ancora per essersi affidato a (nome azienda). Siamo onorati di servirla.
Cordiali saluti
(Nome e cognome, ruolo e nome dell’azienda). Firma a mano
Fac Simile Lettera di Benvenuto a Nuovo Cliente
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di benvenuto a nuovo cliente editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di benvenuto a nuovo cliente presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di benvenuto a nuovo cliente può poi essere convertita in PDF, se necessario.
