In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera al consolato e proponiamo un fac simile di lettera al consolato da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera al Consolato
Vuoi metterti in contatto con l’ente consolare del tuo paese di origine? Se hai già trovato gli indirizzi, non ti resta che scrivere la tua comunicazione via lettera o via e-mail ed inviarla alla sede di competenza del consolato. Cosa? Non sai come scrivere una lettera al console perché hai paura di usare un linguaggio poco appropriato? Allora oggi è il tuo giorno fortunato: in questo articolo abbiamo deciso di spiegare per filo e per segno tutti i passaggi per scrivere una lettera al consolato perfetta, quella grazie alla quale potrai ottenere l’attenzione di cui hai bisogno e risolvere eventuali problematiche con i governi di paesi stranieri. Paragrafo dopo paragrafo capirai come strutturare la tua comunicazione e quali formule inserire nelle varie parti della lettera: non dimenticare che il consolato è un’istituzione ufficiale, e che quindi richiede il giusto livello di formalità da parte tua. Se non riesci a raccogliere le idee e scrivere di tuo pugno inoltre, sappi che al fondo della spiegazione trovi un esempio compilabile e scaricabile di lettera al consolato, che potrai usare semplicemente inserendo i tuoi dati e le tue domande al posto degli spazi vuoti. Prima di cominciare però, assicurati che il consolato sia l’effettivo destinatario delle tue richieste: molto spesso si tende a confonderlo con l’ambasciata, ma le due istituzioni svolgono funzioni specifiche e diverse tra loro.
Il consolato è la sede di rappresentanza di uno stato in un altro Paese. Si tratta di un’ente che svolge attività più che altro amministrative, ma che in alcuni casi specifici si prodiga nella tutela dei diritti dei cittadini del paese che rappresenta. Ciò avviene quando il console onorario, il console generale e gli altri funzionari presenti nel consolato, come il viceconsole o l’agente consolare si attivano per risolvere questioni relative alla ricerca di parenti dispersi, alla successione o al rimpatrio di cittadini i cui diritti sono minacciati. A differenza dell’ambasciata però, il consolato non svolge azioni di politica internazionale e scambi diplomatici con gli altri Stati. Il suo ruolo è primariamente di portare a termine operazioni come il rilascio di documenti e visti, ma anche quello di tutelare i cittadini connazionali riguardo a pensioni, schede elettorali, assistenza sociale e altro ancora.
Essendo un’istituzione pubblica ed ufficiale, il consolato è senza dubbio un destinatario di un certo livello. Ciò significa che scrivendo la tua lettera dovrai tenere conto di questo fattore, scegliendo quindi un linguaggio adatto alla situazione e adeguatamente formale. Nessuno ti obbliga ad impiegare termini incomprensibili, tuttavia è sempre meglio evitare termini troppo confidenziali. Stabilita questa regola, cerca di rimuovere dal tuo linguaggio i termini offensivi, evitando il più possibile di passare per arrogante. Anche se sei arrabbiato per un torto subito da te o da un tuo familiare, scrivere in modo piccato non farà che peggiorare le cose. Il consiglio quindi, è di formulare frasi chiare e non troppo contorte, sia che tu voglia ringraziare il consolato sia che tu scelga di lamentarti apertamente.
La parte iniziale della lettera al consolato è molto importante, perché fa subito capire al destinatario se tu sia o meno rispettoso dell’importanza delle cariche coinvolte. Il titolo da riservare al consolato è Spettabile Consolato e più nello specifico, se il destinatario è indefinito, Egregi Signori. Non occorre pertanto ricorrere a nomi più formali. Ricorda di inserire questi dati nella parte alta a destra del foglio e di riportare subito sotto a sinistra luogo e data. Completata l’intestazione poi, passa all’oggetto della lettera, indicando sinteticamente la motivazione del tuo messaggio. Alcuni esempi di oggetto sono Richiesta documentazione visto oppure Richiesta informazioni successione.
Dopo avere indicato l’oggetto, scendi di qualche riga e presentati, indicando nome e cognome ed eventualmente il tuo ruolo/carica o il tipo di parentela che intercorre tra te e il soggetto per il quale ti sei trovato a scrivere la lettera.
Dopo le presentazioni potrai finalmente indicare i motivi che ti hanno portato a contattare il consolato. Scegli quindi se partire in modo più diretto con la tua richiesta o se accompagnare il lettore con una piccola introduzione, opzione da preferire se vuoi lamentarti di un maltrattamento subito o della mancanza di una tutela o servizi). Mentre prosegui nella narrazione, elenca una per una le tue richieste, siano esse concrete o semplicemente di natura riflessiva. Cerca di essere il più possibile specifico, così da rendere credibile quanto scritto e far effettivamente interessare l’istituzione alla problematica esposta.
Se stai scrivendo una lettera di ringraziamento invece, riporta alcune informazioni relative agli eventi che ti hanno sollevato o colpito positivamente, dimostrando gratitudine e rendendoti disponibile per ulteriori incontri reali o comunicazioni scritte.
Terminata l’esposizione degli avvenimenti, delle speranze, delle richieste o dei ringraziamenti, dovrai poi concludere la lettera con alcune diciture standard di natura formale. Come spesso accade, è sufficiente terminare il messaggio con un saluto, come il classico Cordialmente o Attendo un Vostro cortese riscontro. Se il tono della lettera non è cordiale, limitati ad inserire una formula conclusiva come per esempio una riflessione sui fatti avvenuti.
Una volta completata la scrittura, ricordati di rileggere più volte e con attenzione ciascun paragrafo, eliminando errori di grammatica o espressioni poco chiare (se non sei ferrato in grammatica, fai leggere la lettera ad un familiare). Infine, controlla ancora una volta l’indirizzo del destinatario e procedi alla spedizione.
Potrai inviare la tua lettera in formato cartaceo o via posta elettronica.
Se scegli di inviare una mail, ricorda che è sempre preferibile utilizzare la PEC, ovvero la posta elettronica certificata. Non è sempre detto che il consolato ti risponderà in fretta, anzi quasi certamente passeranno più giorni prima di ricevere una risposta. La mancanza di risposta tuttavia non corrisponde necessariamente ad un disinteresse da parte del console, quanto piuttosto lunghi tempi di attesa, in caso di invio cartaceo, o una grande quantità di mail pregresse, in caso di posta elettronica.
Esempio di Lettera al Consolato
MODELLO 1 – GENERICO
Oggetto : comunicazioni ufficiali al Consolato di ________________
Alla cortese attenzione del
Sig./Sig.ra Console
Consolato di ________________ (Paese)
Via __________________ n. ___ – CAP ______ – Città
Il/La sottoscritto/a ____________________________, nato/a a ______________ il _______, cittadino/a ___________________, residente in __________________________ (C.F./Passport n. __________________),
espone quanto segue:
(descrivere sinteticamente la questione o la richiesta da sottoporre al Consolato)
Alla luce di quanto sopra chiede cortesemente di voler esaminare la presente istanza e indicare gli eventuali documenti integrativi da produrre.
Ringraziando anticipatamente per la disponibilità, porgo distinti saluti.
[Luogo], _________
(firma e recapiti)
MODELLO 2 – RICHIESTA DI VISTO PER AFFARI/TURISMO
Oggetto : domanda di visto (categoria ___) – viaggio in __________________
Spett.le Consolato ____________,
il/la sottoscritto/a ______________________________ (passaporto n. , scad. //__), intende recarsi in **** dal //__ al // per motivi di affari / turismo.
Ai fini dell’ottenimento del visto di categoria ___, allego la seguente documentazione:
-modulo di richiesta compilato e firmato;
-passaporto in originale + copia;
-due fotografie formato tessera;
-prenotazione voli A/R e conferma struttura ricettiva;
-lettera d’invito della società/privato (se applicabile);
-prova di mezzi finanziari (estratti conto).
Sono disponibile per un eventuale colloquio e per integrare ulteriori atti.
Distinti saluti.
[Luogo], ________
(firma – telefono – e-mail)
MODELLO 3 – RICHIESTA RINNOVO/EMERGENCY PASSPORT
Oggetto : rinnovo passaporto / rilascio titolo di viaggio provvisorio
Ill.mo Consolato,
il/la sottoscritto/a __________________________, cittadino/a ____________________, residente in ________________, segnala lo smarrimento / scadenza del proprio passaporto n. __________, avvenuto in data //.
Chiede pertanto:
☐ il rinnovo del passaporto ordinario;
☐ il rilascio di un Emergency Travel Document per rientro urgente in patria.
Allega:
-denuncia di smarrimento/furto resa presso le autorità locali;
-due foto formato ICAO;
-copia titolo di viaggio prenotato (volo n. ______ del _________);
-ricevuta pagamento diritti consolari.
Resto a disposizione per ulteriori adempimenti e ringrazio per la sollecita attenzione.
[Luogo], //____
(firma – contatto mobile)
MODELLO 5 – SEGNALAZIONE E RICHIESTA ASSISTENZA
Oggetto : richiesta di assistenza consolare – cittadino/a ____________________ in difficoltà
Ecc.mo/a Sig./Sig.ra Console,
con la presente richiedo il Vostro intervento in favore di ________________________ (nome, data di nascita, passaporto n. ________), attualmente in _______________ricovero presso __________________________ (indirizzo).
Circostanze dell’accaduto:
Chiedo che il Consolato:
-verifichi le condizioni del/a connazionale e l’osservanza dei suoi diritti;
-mi informi sulle procedure per assistenza legale;
-ove possibile, faciliti la comunicazione con la famiglia.
Resto reperibile al numero _____________ / e-mail ______________ e allego documenti utili (referto medico, verbale di arresto ecc.).
Grato per la disponibilità, porgo deferenti saluti.
[Luogo], ________
(firma del richiedente – relazione di parentela/mandato)
Fac Simile Lettera al Consolato
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera al consolato editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera al consolato presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera al consolato può poi essere convertita in PDF, se necessario.
