In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di invito a un evento e proponiamo un fac simile lettera formale di invito a un evento sportivo da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Invito a Evento Sportivo
La lettera di invito a un evento sportivo è un documento formale tramite il quale gli organizzatori di un evento sportivo, sia esso una competizione, un torneo, una manifestazione o una semplice giornata dedicata allo sport, comunicano a una persona, a un gruppo di persone, o a entità come società, scuole, o associazioni, il desiderio di avere la loro partecipazione o presenza all’evento.
Questa lettera serve a informare i destinatari circa i dettagli fondamentali dell’evento, come la data, l’ora, il luogo e la natura dell’evento stesso, e permette anche di trasmettere l’importanza che la loro presenza rappresenterebbe per l’occasione. Attraverso l’invito, gli organizzatori possono esprimere apprezzamento per i valori, le competenze o il sostegno che gli invitati possono portare, rafforzando così legami comunitari o professionali.
Allo stesso tempo, la lettera può servire da strumento di promozione dell’evento e stimolare l’interesse anticipando alcuni degli aspetti più interessanti che caratterizzeranno l’occasione. La lettera può anche includere dettagli pratici come informazioni su come confermare la presenza, su eventuali requisiti specifici per gli invitati, o su come accedere a risorse aggiuntive come mappe o programmi. In questo modo, la lettera di invito diventa un mezzo importante per assicurare una comunicazione efficace e una buona partecipazione, oltre che per valorizzare l’evento stesso, rendendolo un momento di aggregazione, competizione leale e celebrazione dello sport e dei suoi valori intrinseci.
Scrivere una lettera di invito a un evento sportivo richiede un equilibrio tra formalità e un tono accogliente che rifletta lo spirito dell’evento. La lettera inizia con un’intestazione che comprende i dati dell’organizzatore, seguiti dalla data e dai dettagli del destinatario. Si procede con un saluto cordiale, che può variare in base al grado di formalità dell’evento e alla relazione con il destinatario.
Il corpo della lettera si apre con un’introduzione che esprime il piacere nell’invitare il destinatario all’evento, seguita da una breve presentazione di cosa si tratta, mettendo in luce l’importanza dell’evento stesso. Qui, è fondamentale essere chiari e concisi, fornendo tutti i dettagli essenziali come la data, l’ora, il luogo e qualsiasi particolarità che rende l’evento speciale o unico. È importante sottolineare perché la presenza del destinatario è particolarmente desiderata, magari per il suo contributo al mondo dello sport, per le sue prestazioni precedenti, o semplicemente per la sua passione e interesse.
Dopo avere delineato i dettagli dell’evento, è utile includere istruzioni specifiche su come il destinatario può confermare la sua partecipazione, se è richiesta la registrazione, e chi contattare per ulteriori informazioni. Questo passaggio dimostra organizzazione e attenzione alle esigenze dei partecipanti.
Verso la fine, si può esprimere speranza o aspettativa di una risposta positiva, ribadendo il valore che la presenza dell’invitato aggiungerebbe all’evento. La lettera si chiude con un saluto formale, seguito dalla firma dell’organizzatore o del rappresentante dell’ente che invita.
In sintesi, la lettera deve trasmettere tutte le informazioni necessarie in modo chiaro e invogliante, mostrando apprezzamento per il destinatario e sottolineando l’importanza della sua presenza, il tutto mantenendo un tono adeguato alla natura dell’evento e alla relazione con chi riceve l’invito.
Esempio Lettera di Invito a Evento Sportivo
Modello generico
Gentile [Nome Cognome / Titolo],
abbiamo il piacere di invitarLa all’evento sportivo «[nome evento]» che si terrà il giorno [data] alle ore [orario] presso [impianto / indirizzo].
Saremmo onorati della Sua presenza sugli spalti per sostenere gli atleti e condividere con noi un momento di sport e convivialità. Al termine dell’incontro seguirà un rinfresco per tutti gli ospiti.
Le chiediamo cortesemente di confermare la partecipazione entro il [termine] contattando [referente, tel., e-mail].
Con viva cordialità.
[Firma]
[Nome Cognome] – [Ruolo]
[Società / Organizzazione]
Modello – invito VIP / sponsor aziendale
Oggetto: Invito esclusivo – Match di gala «[nome]» del [data]
Egregio/a [Titolo Cognome],
in qualità di partner e sostenitore della nostra realtà sportiva siamo lieti di riservarLe due pass Hospitality nella **Tribuna d’Onore** per l’incontro di cartello «[nome evento]» tra [squadra 1] e [squadra 2], in programma sabato [data] alle ore [orario] allo Stadio [nome].
Il pacchetto include:
– accesso alla sala executive con catering pre-match dalle 18:30;
– posti premium in tribuna centrale;
– parcheggio interno e gift bag personalizzata.
Confidiamo che possa accogliere il nostro invito e Le chiediamo gentile conferma entro il [termine]. Restiamo a disposizione per qualsiasi necessità organizzativa.
Con i migliori saluti.
[Firma]
[Nome Cognome] – Presidente
[Associazione / Club]
Modello – invito a genitori / familiari torneo giovanile
Cari Genitori,
il prossimo weekend si svolgerà il Torneo Giovanile “[titolo]”, appuntamento che vede impegnate le squadre Under-[età] di [società]. Le partite si terranno presso il Centro Sportivo [indirizzo] nelle giornate di [giorni] con inizio alle ore [orario].
Vi invitiamo calorosamente a partecipare e a sostenere i nostri ragazzi: la vostra presenza è per loro motivo di entusiasmo e orgoglio. Durante l’intervallo sarà disponibile un punto ristoro gestito dai volontari della società.
Vi aspettiamo in campo con la solita passione!
Cordiali saluti.
[Firma]
[Allenatore / Responsabile settore giovanile]
[Titolo società]
Modello – invito a match tra ex atleti / “Old Stars”
Caro/a [Nome],
in occasione del 50° anniversario della fondazione di [Club / Associazione] stiamo organizzando la Partita “Old Stars” che vedrà in campo ex giocatori delle annate [___]-[___]. L’evento si terrà domenica [data] alle ore [orario] nello storico campo di [impianto].
Saremmo felici di rivederti fra noi: il ritrovo è previsto alle 15:00 per la consegna delle maglie celebrative e la foto di squadra. A seguire, terzo tempo con cena sociale presso il ristorante [___].
Ti chiediamo di confermare la tua partecipazione (e la taglia della maglia) entro il [termine] contattando [referente].
Un abbraccio sportivo!
[Firma]
[Nome Cognome] – Coordinatore evento
Modello – invito stampa / media
Oggetto: Accredito stampa – «[nome evento]»
Gentile Redazione,
sabato [data] alle ore [orario], presso il Palazzetto [nome], si disputerà la finale della Coppa [___] tra [Team A] e [Team B]. L’evento sarà preceduto da conferenza stampa alle 17:00 nella sala hospitality.
Invitiamo il Vostro giornale / network a partecipare con propri inviati. Per accrediti è necessario inviare richiesta (nome, testata, numero tessera OdG/equivalente) entro le ore 12:00 di venerdì [data] a [e-mail].
Sicuri del Vostro interesse, restiamo disponibili per interviste o materiali aggiuntivi.
Cordiali saluti.
[Firma]
[Nome Cognome] – Press Officer
[Telefono] • [e-mail]
Modello Lettera di Invito a Evento Sportivo
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di invito a un evento sportivo editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di invito a un evento sportivo presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di invito a un evento sportivo può poi essere convertita in PDF, se necessario.
