La Lettera di Intenti per progetto di ricerca è un documento preliminare che formalizza l’intenzione di due o più soggetti di avviare una collaborazione scientifica o tecnologica. Serve a chiarire, sin dalle fasi iniziali, gli elementi essenziali della cooperazione: l’oggetto del progetto, le responsabilità delle parti, le risorse finanziarie e materiali, la gestione della proprietà intellettuale, la riservatezza e le modalità di pubblicazione. Pur non costituendo sempre un contratto definitivo, una LOI ben redatta definisce le aspettative reciproche e riduce il rischio di incomprensioni, fungendo da base per la negoziazione di un accordo vincolante successivo.
Indice
Come scrivere una Lettera di intenti per progetto di ricerca
La redazione di una Lettera di Intenti efficace richiede attenzione sia agli aspetti sostanziali sia ai dettagli formali. È importante iniziare con l’identificazione chiara delle parti, indicando ragione sociale, sede legale, codice fiscale o partita IVA e la persona autorizzata a rappresentare ciascuna organizzazione. Questa informazione non serve solo per la correttezza formale, ma per assicurare che i firmatari abbiano effettivamente la capacità di impegnare l’organizzazione. Nelle premesse occorre sintetizzare lo scopo del progetto, la natura della collaborazione e i motivi che rendono conveniente l’unione di competenze o risorse: una premessa ben costruita fornisce il contesto per l’interpretazione delle clausole successive. L’articolo che definisce l’oggetto dovrebbe essere redatto in modo preciso e misurabile; indicare il titolo provvisorio del progetto e una breve descrizione delle attività principali aiuta a evitare ambiguità su ciò che le parti intendono realizzare insieme.
La disciplina della durata e delle tempistiche richiede un equilibrio tra flessibilità e prevedibilità. Oltre alla durata complessiva del progetto, è consigliabile inserire milestone essenziali con date indicative e responsabilità associate: definire chiaramente chi è responsabile per ciascuna fase riduce i conflitti operativi. Per il cronoprogramma dettagliato è utile richiamare un allegato che contenga un piano di lavoro articolato, consentendo alla LOI di restare sintetica ma comunque vincolante rispetto agli obiettivi principali. Per le obbligazioni delle parti è preferibile descrivere con chiarezza le prestazioni attese, i risultati attesi e le risorse che ciascuna parte metterà a disposizione, comprese attrezzature, personale e infrastrutture. Evitare formulazioni vaghe come “supporto tecnico” e preferire termini più precisi come “fornitura di N ore/uomo di ricerca” o “accesso alla piattaforma XYZ per tutta la durata del progetto”.
La sezione economica deve contenere il budget complessivo stimato, la ripartizione dei costi e le modalità e tempistiche dei pagamenti. È buona prassi allegare un prospetto di budget che distingua costi diretti e indiretti, oneri per personale, spese di laboratorio e costi di gestione amministrativa. Le modalità di rendicontazione e di controllo contabile vanno definite in modo da consentire trasparenza e verificabilità, indicando ad esempio i documenti giustificativi richiesti per i rimborsi e i termini per la presentazione dei report finanziari. Quando il progetto è cofinanziato da terzi, come enti pubblici o fondazioni, la LOI dovrebbe chiarire come si gestiranno i flussi finanziari e l’eventuale obbligo di conformità alle regole del finanziatore.
La proprietà intellettuale è spesso il tema più critico. Occorre distinguere tra diritti preesistenti e risultati della ricerca: specificare in allegato l’elenco dei background IP evita equivoci su chi mantiene cosa. Per i risultati congiunti è opportuno definire criteri per l’ownership, l’esercizio dei diritti di sfruttamento economico e le modalità di condivisione dei ricavi. Le licenze devono essere descritte per tipologia, ambito territoriale, durata e termini economici, e va prevista una procedura per la protezione dei risultati, inclusa la responsabilità per le spese di brevettazione e la gestione delle domande di brevetto. Prevedere anche le condizioni per l’uso di know-how riservato e le limitazioni all’uso commerciale immediato può prevenire contenziosi posteriore. È utile definire una governance per le decisioni su IP, ad esempio un comitato con rappresentanti delle parti e regole di voto per le scelte rilevanti.
La riservatezza richiede una definizione chiara delle informazioni considerate confidenziali, l’indicazione delle esclusioni e la durata dell’obbligo. Stabilire un periodo ragionevole per l’obbligo di riservatezza e prevedere eccezioni per informazioni divenute di pubblico dominio o già note alla parte ricevente tutela entrambe le parti. Nella pratica, va specificato come trattare i documenti riservati, chi può avere accesso all’interno delle organizzazioni e quali misure minime di sicurezza devono essere adottate. Le modalità di gestione delle pubblicazioni devono conciliare la necessità di divulgazione scientifica con la tutela della proprietà intellettuale: prevedere periodi di embargo per consentire la presentazione di brevetti e stabilire termini per la richiesta di autorizzazione alla pubblicazione sono misure prudenti.
La conformità normativa copre molteplici ambiti: protezione dei dati personali, norme etiche per la ricerca, biosicurezza e sicurezza sul lavoro. Se il progetto comporta il trattamento di dati personali, indicare i ruoli (titolare, contitolare, responsabile del trattamento) e prevedere un allegato specifico con misure di sicurezza, base giuridica e modalità di esercizio dei diritti degli interessati è essenziale per rispetto del Regolamento UE. Prevedere, quando necessario, l’ottenimento di pareri etici e autorizzazioni regolatorie con tempi e responsabilità chiaramente assegnati evita ritardi procedurali.
Le clausole di responsabilità, assicurazioni e indennizzo devono essere equilibrate: stabilire limiti di responsabilità, esclusioni per danni indiretti e obblighi di assicurazione con massimali appropriati protegge entrambe le parti. Includere procedure per la risoluzione in caso di inadempimento, con termini per la messa in mora e la possibilità di risoluzione se l’inadempimento non è sanato, garantisce un meccanismo di tutela. Definire la natura vincolante della LOI è cruciale: indicare esplicitamente quali articoli sono vincolanti fin da subito e quali sono invece meramente indicativi consente di negoziare l’accordo definitivo senza sorprese.
Per la forma finale, allegare tutti i documenti tecnici e finanziari rilevanti, prevedere rappresentanti di progetto con poteri decisionali e richiedere che le firme siano apposte da persone autorizzate completa il quadro formale. Prima della sottoscrizione, far revisionare la LOI da un consulente legale esperto di contratti di ricerca e, se rilevante, da un esperto in proprietà intellettuale e privacy, garantisce che gli interessi dell’organizzazione siano adeguatamente tutelati. Infine, conservare una copia firmata e gestire le versioni del documento con attenzione evita dispute su quale fosse la versione vigente al momento della sottoscrizione.
Esempio Lettera di intenti per progetto di ricerca
LETTERA DI INTENTI PER PROGETTO DI RICERCA
Data: _____________
Luogo: _____________
Tra
1) _____________, con sede legale in _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Parte A“);
e
2) _____________, con sede legale in _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Parte B“).
Premesse
– Le Parti intendono collaborare per lo svolgimento del progetto di ricerca intitolato: “_____________” (di seguito “Progetto“).
– Le Parti desiderano definire i termini fondamentali della loro collaborazione in vista della stipula di un accordo definitivo.
Articolo 1 — Oggetto
1.1 La presente Lettera di Intenti (LOI) ha per oggetto la definizione degli elementi essenziali relativi alla collaborazione finalizzata allo svolgimento del Progetto, come descritti nel documento allegato intitolato “Proposta di Progetto” (Allegato A).
1.2 Il Progetto includerà le attività principali di seguito indicate: _____________.
Articolo 2 — Durata e tempistiche
2.1 Durata prevista del Progetto: dal _____________ al _____________.
2.2 Principali tappe e milestone: _____________.
2.3 Il cronoprogramma dettagliato è riportato nell’Allegato B.
Articolo 3 — Obblighi delle Parti
3.1 Obblighi della Parte A: _____________.
3.2 Obblighi della Parte B: _____________.
3.3 Le Parti convengono di nominare i seguenti referenti per la gestione operativa del Progetto:
- Referente Parte A: _____________, contatti _____________.
- Referente Parte B: _____________, contatti _____________.
Articolo 4 — Risorse e finanziamento
4.1 Budget complessivo stimato: _____________.
4.2 Contributi finanziari e ripartizione dei costi: Parte A contribuirà per _____________; Parte B contribuirà per _____________.
4.3 Modalità e termini di pagamento: _____________.
4.4 Le spese ammissibili e la rendicontazione sono disciplinate nell’Allegato C.
Articolo 5 — Proprietà intellettuale e risultati della ricerca
5.1 Diritti preesistenti (Background IP): ciascuna Parte mantiene la proprietà dei propri diritti preesistenti descritti in Allegato D.
5.2 Ownership dei risultati (Foreground IP):
- I risultati generati esclusivamente da una Parte saranno di proprietà di tale Parte: _____________.
- I risultati generati congiuntamente saranno di proprietà congiunta secondo le modalità: _____________.
5.3 Licenze: le Parti concederanno reciprocamente le seguenti licenze sui rispettivi diritti IP: _____________ (tipologia, ambito territoriale, durata, termini economici).
5.4 Procedure per la protezione (es. brevetti) e per la gestione delle pubblicazioni sono dettagliate nell’Allegato E.
Articolo 6 — Riservatezza
6.1 Definizione: per “Informazioni Riservate” si intendono tutte le informazioni confidenziali scambiate tra le Parti, incluse le informazioni tecniche, commerciali, finanziarie e i risultati preliminari.
6.2 Obblighi: le Parti si impegnano a mantenere riservate le Informazioni Riservate e a non divulgarle a terzi se non in conformità a quanto previsto nella presente LOI o previo consenso scritto dell’altra Parte.
6.3 Durata dell’obbligo di riservatezza: _____________ anni dalla data di divulgazione.
6.4 Esclusioni: non sono considerate riservate le informazioni che: (i) sono di pubblico dominio senza violazione, (ii) erano legittimamente in possesso della Parte ricevente prima della divulgazione, (iii) sono ricevute legittimamente da terzi, (iv) devono essere divulgate per legge o ordine giudiziario previa comunicazione all’altra Parte.
Articolo 7 — Pubblicazioni e comunicazioni esterne
7.1 Le Parti concordano che ogni pubblicazione o comunicazione esterna relativa al Progetto dovrà essere preventivamente sottoposta all’approvazione scritta dell’altra Parte con un termine di valutazione di _____________ giorni.
7.2 Eventuali periodi di embargo per la presentazione di domande di brevetto: _____________.
Articolo 8 — Conformità normativa ed etica
8.1 Le Parti si impegnano a rispettare tutte le leggi e normative applicabili allo svolgimento del Progetto, incluse quelle relative alla protezione dei dati personali, alla biosicurezza, e alle normative etiche.
8.2 Se richiesto, le Parti otterranno le approvazioni etiche e i pareri necessari dagli organismi competenti entro: _____________.
Articolo 9 — Protezione dei dati personali
9.1 Nella misura in cui il Progetto comporti il trattamento di dati personali, le Parti definiranno e disciplinano in allegato specifico (Allegato F) i ruoli (Titolare, Contitolare, Responsabile del trattamento), le finalità, le misure di sicurezza e le modalità di esercizio dei diritti degli interessati.
9.2 Le Parti garantiranno il rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 e della normativa nazionale applicabile.
Articolo 10 — Responsabilità, assicurazioni e indennizzi
10.1 Ciascuna Parte sarà responsabile per i danni derivanti da proprie azioni od omissioni negligenti o dolose.
10.2 Limiti di responsabilità: salvo diverso accordo nell’accordo definitivo, la responsabilità di ciascuna Parte sarà limitata a _____________.
10.3 Le Parti si impegnano a mantenere adeguate polizze assicurative per responsabilità civile e altri rischi pertinenti: tipo e massimale _____________.
10.4 Indennizzo: la Parte che cagiona danno si impegna a tener indenne l’altra Parte da eventuali perdite, costi, responsabilità, salvo nei casi di dolo.
Articolo 11 — Recesso e risoluzione
11.1 La presente LOI potrà essere risolta per iscritto da una Parte in caso di inadempimento sostanziale dell’altra Parte che non sia sanato entro _____________ giorni dalla notifica scritta.
11.2 In caso di recesso o risoluzione anticipata, le Parti concorderanno le modalità di cessazione delle attività e il trattamento dei risultati e delle spese sostenute fino alla data di cessazione.
Articolo 12 — Effetto vincolante
12.1 Le Parti convengono che la presente LOI ha natura non vincolante salvo per le seguenti disposizioni che avranno efficacia vincolante fin da ora: Articolo 5 (nella parte relativa alla protezione dei diritti IP provvisori), Articolo 6 (Riservatezza), Articolo 9 (Protezione dei dati personali), Articolo 10 (Assicurazioni e indennizzi) e Articolo 13 (Legge applicabile e foro competente). Eventuali ulteriori clausole vincolanti: _____________.
12.2 Le Parti si impegnano comunque a negoziare in buona fede e con tempestività un accordo definitivo che regolamenti in dettaglio la collaborazione.
Articolo 13 — Legge applicabile e risoluzione delle controversie
13.1 La presente LOI è regolata dalla legge italiana.
13.2 Per le controversie derivanti dall’interpretazione o esecuzione della presente LOI le Parti concordano, in via esclusiva, la competenza del Foro di _____________ o, su scelta congiunta, la risoluzione tramite arbitrato amministrato da _____________ secondo il regolamento _____________.
Articolo 14 — Comunicazioni
14.1 Ogni comunicazione relativa alla presente LOI dovrà essere inviata per iscritto ai seguenti recapiti:
- Per la Parte A: _____________ (indirizzo), PEC/email: _____________, Tel: _____________.
- Per la Parte B: _____________ (indirizzo), PEC/email: _____________, Tel: _____________.
Articolo 15 — Varie
15.1 Nessuna delle Parti potrà cedere i diritti o i doveri derivanti dalla presente LOI senza il preventivo consenso scritto dell’altra Parte.
15.2 Qualora una qualsiasi disposizione della presente LOI sia ritenuta invalida o inapplicabile, le restanti disposizioni resteranno in vigore nella misura massima consentita dalla legge.
Allegati
- Allegato A: Proposta di Progetto
- Allegato B: Cronoprogramma e Milestone
- Allegato C: Budget e rendicontazione
- Allegato D: Elenco Background IP
- Allegato E: Piano di protezione IP e strategie di pubblicazione
- Allegato F: Piano di gestione dei dati e trattamento dei dati personali
- Altri allegati: _____________
Firme
Per la Parte A
Nome e cognome: _____________
Qualifica: _____________
Organizzazione: _____________
Data: _____________
Firma: _____________
Per la Parte B
Nome e cognome: _____________
Qualifica: _____________
Organizzazione: _____________
Data: _____________
Firma: _____________
Accettazione delle clausole vincolanti indicate all’Articolo 12 (se richiesto)
Per la Parte A: _____________ (firma e data)
Per la Parte B: _____________ (firma e data)
Fac simile Lettera di intenti per progetto di ricerca Word
Di seguito è disponibile il fac simile della Lettera di intenti per progetto di ricerca in formato Word, pronto per essere scaricato e adattato alle specifiche esigenze del progetto.
