La Lettera di intenti per manifestazione sportiva è un documento preliminare con cui le parti esprimono la volontà di collaborare per l’organizzazione di un evento sportivo, definendo i punti essenziali della collaborazione prima della stipula di un contratto definitivo. Serve a chiarire ruoli, responsabilità, aspetti economici, autorizzazioni e requisiti di sicurezza, e può contenere obblighi precisi quali riservatezza ed esclusività che vincolano le parti anche in assenza di un accordo finale.
Indice
Come scrivere una Lettera di intenti per manifestazione sportiva
La redazione di una Lettera di intenti per manifestazione sportiva richiede attenzione tanto agli aspetti pratici dell’organizzazione quanto alle implicazioni giuridiche che possono derivare già in fase preliminare. È fondamentale cominciare identificando con precisione le parti contraenti, indicando denominazione o nome della persona fisica, sede o residenza, codice fiscale o partita IVA e i riferimenti di contatto. La chiarezza sull’identità delle parti evita equivoci successivi e facilita la comunicazione con le autorità competenti e con eventuali sponsor. Nel descrivere l’oggetto della lettera è opportuno specificare il nome della manifestazione, le date ipotizzate e la sede, precisando se la manifestazione ha carattere competitivo, promozionale o amatoriale, nonché la tipologia di attività sportive previste. Una descrizione dettagliata aiuta a individuare le eventuali autorizzazioni necessarie e i soggetti competenti per il rilascio dei nulla osta.
La sezione relativa alle finalità deve spiegare l’obiettivo dell’evento: promozione territoriale, raccolta fondi, attività agonistica, formazione o altro. Questa parte non è meramente formale, perché le finalità possono influenzare il trattamento fiscale dei contributi, la qualificazione della manifestazione ai fini assicurativi e le modalità di gestione degli sponsor. Nel definire date, orari e luogo si raccomanda di prevedere alternative o finestre temporali, qualora la pianificazione sia soggetta a variabili indipendenti dalle parti, come autorizzazioni o condizioni meteo. È utile indicare termini entro i quali confermare la data e modalità per eventuali varianti, preservando la possibilità di concordare spostamenti senza pregiudicare impegni economici già assunti.
Quando si disciplinano compiti e responsabilità è necessario dettagliare attività specifiche e l’eventuale ripartizione dei costi operativi. Le responsabilità dell’organizzatore dovrebbero comprendere la logistica, il coordinamento operativo, la sicurezza e le relazioni con le autorità, mentre il proponente può intervenire con contributi economici, promozione o supporto tecnico. È buona prassi indicare soggetti responsabili per la gestione della sicurezza, la fornitura di servizi medici e la gestione degli steward, con relativo quadro delle responsabilità civili e penali. La lettera dovrebbe prevedere l’obbligo per l’organizzatore di ottenere tutte le autorizzazioni necessarie, elencando almeno le tipologie di enti coinvolti, e definendo chi provvede ai rapporti con ciascuna autorità e in che termini. Per quanto riguarda le assicurazioni, è importante stabilire massimali minimi e le tipologie di copertura richieste, specificando se il proponente è tenuto a partecipare alla relativa polizza o se l’onere grava unicamente sull’organizzatore.
Sugli aspetti economici e finanziari conviene indicare un budget indicativo e la tempistica dei versamenti, chiarendo se i contributi sono a titolo di sponsorizzazione, donazione o rimborso spese. Le modalità di pagamento, le garanzie richieste e le modalità di rendicontazione devono essere esplicitate per evitare contestazioni successive. La gestione delle sponsorizzazioni e dei diritti pubblicitari richiede attenzione al posizionamento dei loghi, alle condizioni d’uso dei marchi e ai vincoli imposti da partner tecnici o istituzionali. Occorre definire chi detiene i diritti di sfruttamento di materiali audiovisivi prodotti durante la manifestazione e le condizioni di utilizzo delle immagini degli atleti, prevedendo l’acquisizione dei necessari consensi per il trattamento dei dati personali e per l’utilizzo dell’immagine.
Il trattamento dei dati personali merita una clausola che richiami l’osservanza del Regolamento UE 2016/679, indicando il titolare del trattamento, le finalità e la base giuridica, oltre alle misure minime di sicurezza e alle modalità di raccolta dei consensi quando necessari. La sicurezza dell’evento richiede un piano operativo e di emergenza dettagliato che l’organizzatore dovrà predisporre e condividere con le autorità competenti. È opportuno prevedere obblighi documentali e tempistiche per la consegna del piano, e indicare il nominativo del responsabile della sicurezza e del presidio sanitario.
La durata della lettera, eventuali clausole di esclusività e di riservatezza vanno definite con precisione. La clausola di esclusività, se prevista, deve stabilire limiti temporali e geografici ragionevoli per non configurare un vincolo eccessivo. La riservatezza dovrebbe specificare la durata dell’obbligo e le informazioni esenti dall’obbligo quale il patrimonio informativo di pubblico dominio. È altresì consigliabile inserire condizioni di recesso e risoluzione, prevedendo termini di preavviso e penali solo se proporzionate ai danni effettivi. La disciplina della forza maggiore deve coprire eventi quali calamità naturali, pandemie o provvedimenti amministrativi, regolando gli obblighi di comunicazione e le conseguenze sulla prosecuzione dei rapporti.
Infine, la Lettera di intenti dovrebbe chiarire la legge applicabile e il foro competente o prevedere una clausola arbitrale per la risoluzione delle controversie, nonché i recapiti per le comunicazioni formali. È prudente specificare che la lettera non costituisce un contratto definitivo salvo per le parti esplicitamente indicate come vincolanti, come la riservatezza o l’esclusività. Prima della sottoscrizione, le parti dovrebbero far verificare il testo da un consulente legale per adeguare le clausole alla specifica manifestazione, alle normative locali applicabili e per inserire eventuali garanzie necessarie a tutelare gli interessi economici e la responsabilità civile e penale degli organizzatori.
Esempio Lettera di intenti per manifestazione sportiva
Luogo e data: _____________
Tra
1) _____________ (Denominazione/Persona fisica), con sede/residenza in _____________, Codice Fiscale/Partita IVA _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________, telefono _____________, e-mail _____________ (di seguito “Proponente”);
e
2) _____________ (Denominazione/Persona giuridica o soggetto destinatario), con sede/residenza in _____________, Codice Fiscale/Partita IVA _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________, telefono _____________, e-mail _____________ (di seguito “Organizzatore” o “Destinatario”).
Premesso che
– il Proponente intende promuovere e/o sostenere la realizzazione di una manifestazione sportiva denominata _____________ (di seguito la “Manifestazione”);
– l’Organizzatore è disponibile a valutarne la realizzazione secondo i termini e le condizioni di seguito indicate;
le Parti convengono quanto segue.
1. Oggetto
La presente Lettera di intenti ha per oggetto l’espressione di intenti delle Parti finalizzata all’organizzazione della Manifestazione denominata _____________ che si svolgerà il giorno/nei giorni _____________ presso _____________ (luogo/impianto).
2. Finalità della Manifestazione
La Manifestazione ha le seguenti finalità: _____________.
3. Data, orari e luogo
Data/e previste: _____________.
Orario di inizio: _____________.
Orario di fine: _____________.
Sede/impianto: _____________.
4. Compiti e responsabilità delle Parti
4.1 Compiti dell’Organizzatore: _____________.
4.2 Compiti del Proponente: _____________.
4.3 Responsabilità operative e logistiche (sicurezza, servizi medici, steward, pulizia, infrastrutture): _____________.
5. Autorizzazioni e permessi
Le Parti si impegnano a cooperare per l’ottenimento delle autorizzazioni, concessioni e nulla osta necessari da parte delle autorità competenti (Comune, Questura, Federazione sportiva, ASL, Vigili del Fuoco, ecc.). Responsabile per le autorizzazioni: _____________. Termini previsti: _____________.
6. Assicurazioni
L’Organizzatore si impegna a stipulare e mantenere attive polizze assicurative per responsabilità civile verso terzi e infortuni partecipanti, con massimali non inferiori a _____________. Coperture e contraenti: _____________.
7. Aspetti economici e finanziari
7.1 Budget indicativo della Manifestazione: _____________.
7.2 Contributi e sponsorizzazioni: il Proponente si impegna a versare/confermare un contributo economico pari a _____________ entro il termine _____________. Modalità di pagamento: _____________.
7.3 Costi a carico dell’Organizzatore: _____________. Costi a carico del Proponente: _____________.
7.4 Rendicontazione: l’Organizzatore fornirà rendiconto finanziario/contabile entro _____________ giorni dalla conclusione della Manifestazione.
8. Sponsorizzazioni, pubblicità e diritti di immagine
8.1 Diritti di sponsorizzazione: _____________.
8.2 Materiale promozionale (loghi, banner, comunicati): formato, dimensioni e tempi di consegna: _____________.
8.3 Utilizzo dei loghi e diritti di immagine degli atleti: condizioni e autorizzazioni necessarie: _____________.
9. Proprietà intellettuale
Diritti relativi a eventuali contenuti, materiale audiovisivo e marchi utilizzati o prodotti in occasione della Manifestazione: _____________. L’utilizzo e la cessione dei diritti sono disciplinati secondo le seguenti modalità: _____________.
10. Trattamento dei dati personali
Le Parti si conformeranno alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 e normativa nazionale). Titolare del trattamento: _____________. Finalità e basi giuridiche: _____________. Eventuali informative e consensi: _____________.
11. Sicurezza e piano di emergenza
L’Organizzatore redigerà un piano di sicurezza e un piano di emergenza/evacuazione da sottoporre alle autorità competenti entro _____________. Responsabile sicurezza: _____________. Presidio sanitario: _____________.
12. Durata della lettera di intenti
La presente Lettera di intenti ha efficacia dall’________________ (data) fino al __________________ (data) salvo diverso accordo scritto. Le Parti concorderanno un accordo definitivo entro e non oltre il _____________.
13. Clausola di esclusività (se prevista)
Per il periodo di efficacia della presente, le Parti si obbligano a non intraprendere trattative con terzi in relazione alla Manifestazione senza il preventivo consenso scritto dell’altra Parte: sì ☐ no ☐. Se sì, termini ed eventuali limitazioni: _____________.
14. Riservatezza
Le Parti si impegnano a mantenere confidenziali le informazioni scambiate in relazione alla trattativa, ad eccezione delle informazioni di pubblico dominio. Durata dell’obbligo di riservatezza: _____________.
15. Recesso e risoluzione
Condizioni per il recesso anticipato: _____________. Effetti della risoluzione: _____________. Eventuali penali: _____________.
16. Forza maggiore
Nessuna Parte sarà responsabile per l’inadempimento dovuto a eventi di forza maggiore (ad es. calamità naturali, pandemie, provvedimenti autoritativi) che impediscano lo svolgimento della Manifestazione. Obblighi di comunicazione e tempistiche: _____________.
17. Legge applicabile e foro competente
La presente Lettera di intenti è regolata dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia relativa alla sua interpretazione, esecuzione o validità, le Parti eleggono quale foro competente quello di _____________ (o si può indicare diversa clausola arbitrale: _____________).
18. Comunicazioni
Le comunicazioni tra le Parti dovranno essere effettuate ai seguenti indirizzi:
Per il Proponente: indirizzo _____________, e-mail _____________, PEC (se disponibile) _____________.
Per l’Organizzatore: indirizzo _____________, e-mail _____________, PEC (se disponibile) _____________.
19. Disposizioni finali
La presente Lettera di intenti non intende costituire, salvo espressa pattuizione contraria, un vincolo contrattuale definitivo se non per quanto espressamente previsto (ad es. riservatezza, esclusività). Le Parti si impegnano a negoziare in buona fede un accordo definitivo contenente i dettagli operativi e contrattuali della Manifestazione.
Letto, approvato e sottoscritto.
Per il Proponente
Nome e qualifica: _____________
Firma: _____________
Data: _____________
Timbro (se applicabile): _____________
Per l’Organizzatore
Nome e qualifica: _____________
Firma: _____________
Data: _____________
Timbro (se applicabile): _____________
Fac simile Lettera di intenti per manifestazione sportiva Word
Di seguito è disponibile il fac simile della Lettera di intenti per manifestazione sportiva in formato Word pronto per il download e la personalizzazione.
