La Lettera di manleva per mercatino è un documento con cui l’espositore che partecipa a un mercatino si impegna a sollevare l’organizzatore da responsabilità per danni, perdite o azioni che possano derivare dall’attività espositiva. Serve a chiarire ruoli e responsabilità, a richiedere l’assicurazione obbligatoria e a definire condizioni operative, orari e obblighi di sicurezza, oltre a fissare criteri per eventuali risarcimenti e per la gestione di immagini e comunicazioni.
Indice
Come scrivere una Lettera di manleva per mercatino
Redigere correttamente una Lettera di manleva per mercatino richiede attenzione sia agli aspetti formali sia alla sostanza giuridica delle clausole. È fondamentale iniziare identificando con precisione le parti contraenti: l’organizzatore, con ragione sociale, sede legale, codice fiscale o partita IVA e il rappresentante legale se si tratta di una persona giuridica, e l’espositore, con nome e cognome o denominazione, dati anagrafici, indirizzo, codice fiscale o partita IVA e documento di identità. Questi dati costituiscono la base per qualsiasi verifica successiva e permettono di evitare contestazioni sulla titolarità degli obblighi. Subito dopo l’identificazione delle parti va indicato l’evento e il periodo di partecipazione, specificando anche che il periodo comprende le operazioni di allestimento e smontaggio; la chiarezza sulle date è determinante per delimitare l’ambito temporale di efficacia della manleva e dell’assicurazione richiesta.
La premessa deve sintetizzare lo scopo dell’accordo e i presupposti di fatto, richiamando la partecipazione dell’espositore e la messa a disposizione della postazione da parte dell’organizzatore. In questa sezione è utile richiamare eventuali norme o regolamenti comunali applicabili, così da evidenziare che il contratto si inserisce in un quadro normativo preesistente. Le dichiarazioni dell’espositore hanno valore di garanzia: bisogna far dichiarare espressamente il possesso dei requisiti richiesti per l’attività svolta, le autorizzazioni amministrative e sanitarie eventualmente necessarie, nonché l’impegno al rispetto delle norme vigenti in materia fiscale, di sicurezza e di igiene. Una dichiarazione ampia e ben formulata limita il rischio che l’espositore riesca successivamente a contestare la propria responsabilità per mancati adempimenti.
La clausola di manleva e indennizzo deve essere dettagliata e indicare espressamente quali tipologie di pretese l’espositore si impegna a tenere indenni l’organizzatore, i dipendenti e i collaboratori. È opportuno elencare, con linguaggio preciso, danni a persone e a cose, furto o danneggiamento delle merci, pretese fiscali o amministrative derivanti da inosservanza di norme da parte dell’espositore, e includere le spese legali e giudiziarie. Quando si prevede l’esclusione di responsabilità dell’organizzatore occorre specificare chiaramente eventuali ipotesi in cui l’espositore mantiene la possibilità di agire, ad esempio nei casi di dolo o colpa grave dell’organizzatore, evitando così limiti eccessivamente ampi che potrebbero risultare invalidi o non applicabili in sede giudiziaria.
Gli obblighi operativi dell’espositore vanno descritti con precisione: il mantenimento dell’ordine e della pulizia alla postazione, il rispetto degli orari di allestimento, apertura e smontaggio, il divieto di occupare spazi non assegnati, e l’adozione di misure di prevenzione per incendi e infortuni. È utile specificare eventuali obblighi relativi a tutte le misure antincendio, all’uso di materiali compatibili con le normative locali e al divieto di utilizzare apparecchiature elettriche non conformi. Va inoltre chiarito che la custodia delle merci è a carico dell’espositore e che l’organizzatore non è responsabile per furti o smarrimenti, salvo dolo o colpa grave: tale precisazione ha valore pratico ma deve essere proporzionata e compatibile con i limiti di legge.
La parte relativa all’assicurazione è uno dei punti più rilevanti: occorre stabilire l’obbligo per l’espositore di sottoscrivere e mantenere valida una polizza di responsabilità civile verso terzi e, se necessario, una copertura per danni materiali e corporali, indicando il massimale minimo richiesto. È consigliabile specificare modalità e termini per l’esibizione della polizza e della prova di pagamento del premio, indicando un termine perentorio prima dell’inizio dell’evento. La clausola dovrebbe inoltre prevedere l’esplicita rinuncia della compagnia assicuratrice al diritto di rivalsa nei confronti dell’organizzatore; questa previsione tutela l’organizzatore qualora l’assicuratore chieda il ristoro delle somme pagate a seguito di responsabilità dell’espositore.
La disciplina delle riparazioni e dei risarcimenti deve prevedere tempi e modalità per il rimborso dei danni causati dall’espositore, con l’indicazione dei termini entro i quali l’Organizzatore potrà richiedere il rimborso e l’espositore dovrà procedere a versare le somme. È utile prevedere un meccanismo per la quantificazione del danno e la possibilità di richiedere perizia, anche nominando un criterio per la scelta del perito in caso di contestazione. Per specifiche attività, come la vendita di alimenti o prodotti elettrici, vanno inserite clausole aggiuntive che richiamino le responsabilità specifiche in termini di conformità a norme sanitarie e di sicurezza dei prodotti.
La gestione della privacy e l’autorizzazione all’uso di immagini vanno regolate in modo da rispettare il GDPR: l’espositore dovrebbe autorizzare l’organizzatore all’utilizzo di fotografie e riprese per finalità promozionali, precisando eventuali limiti o esclusioni. È opportuno inserire una riga per eventuali diverse indicazioni scritte da parte dell’espositore. Per ogni modifica o clausola particolare in materia di trattamento dati personali, occorre verificare se sia necessaria una specifica informativa e il consenso in forma scritta.
Infine, la parte relativa alla risoluzione anticipata e ai provvedimenti disciplinari deve prevedere i casi in cui l’organizzatore può chiudere la postazione, rimuovere merci non conformi o allontanare l’espositore, precisando se tali provvedimenti sono immediati e quali azioni può intraprendere l’organizzatore per tutelare la sicurezza e l’ordine pubblico. La clausola sul foro competente e sulla legge applicabile dovrebbe indicare espressamente la normativa italiana e il foro territorialmente competente, ove possibile concordato tra le parti, tenendo conto che per alcune materie possono applicarsi norme inderogabili. Prima della sottoscrizione è sempre consigliabile che sia l’organizzatore sia l’espositore verifichino la congruità delle clausole con la normativa locale e, quando l’attività presenta rischi rilevanti o questioni complesse, richiedere il parere di un legale per adattare il testo a esigenze specifiche, inserire eventuali garanzie aggiuntive, condizioni sospensive o penali e per assicurare che l’accordo sia valido e praticabile alla luce della normativa vigente.
Esempio Lettera di manleva per mercatino
LETTERA DI MANLEVA
Luogo: _______________ Data: _______________
Tra
Organizzatore:
Denominazione/Nome: ______________________________________________________
Sede legale: ______________________________________________________________
Codice Fiscale / Partita IVA: _______________________________________________
Rappresentante: ___________________________________________________________
Di seguito indicato come “Organizzatore”
e
Espositore/Concessionario:
Nome e Cognome / Denominazione: ___________________________________________
Nato/a il: _______________ a: ______________________
Residente / Sede: ________________________________________________________
Codice Fiscale / Partita IVA: _______________________________________________
Documento d’identità (tipo e n.): ____________________________________________
Telefono: ______________________ E-mail: _________________________________
Postazione n.: _______________ Merci esposte: ______________________________
Eventuale riferimento evento:
Nome evento / mercatino: __________________________________________________
Luogo svolgimento: _______________________________________________________
Periodo di partecipazione: dal _______________ al _______________ (compresi allestimento e smontaggio)
Premesso che
– l’Espositore partecipa al mercatino sopra indicato e utilizza la postazione assegnata per la vendita/esposizione dei beni descritti;
– l’Organizzatore mette a disposizione la postazione e gestisce l’evento secondo le norme organizzative previste;
si conviene e stipula quanto segue.
1) Dichiarazioni dell’Espositore
L’Espositore dichiara sotto la propria responsabilità di essere a conoscenza delle condizioni di partecipazione, di avere i requisiti e le autorizzazioni necessari per l’attività svolta, e di rispettare tutte le norme di legge, regolamenti comunali e disposizioni in materia sanitaria, fiscale, di sicurezza e di igiene.
2) Manleva e indennizzo
L’Espositore manleva e tiene indenne l’Organizzatore, i suoi dipendenti, collaboratori e preposti da qualsiasi richiesta di risarcimento, azione, procedimento civile o penale, onere fiscale o amministrativo, multa, sanzione o spesa (incluse spese legali e giudiziarie) che dovesse derivare da:
– danni a persone (inclusi clienti, visitatori, terzi) e/o a cose causati dall’attività, dai beni, dai materiali esposti o dall’allestimento dell’Espositore;
– furto, smarrimento o danneggiamento delle merci esposte, salvo che il danno sia causato da dolo o colpa grave dell’Organizzatore;
– inosservanza da parte dell’Espositore di norme, autorizzazioni e obblighi previsti dalla normativa vigente.
3) Obblighi dell’Espositore
L’Espositore si impegna a:
a) tenere la propria postazione in ordine, pulita e sicura;
b) rispettare gli orari di allestimento, apertura e smontaggio stabiliti dall’Organizzatore: allestimento dalle ore _______________ alle ore _______________; apertura dalle ore _______________ alle ore _______________; smontaggio entro le ore _______________;
c) non occupare spazi diversi da quelli assegnati e non arrecare intralcio alle aree comuni;
d) adottare tutte le misure di prevenzione per evitare incendi, infortuni e danni a cose o persone;
e) provvedere autonomamente alla custodia delle proprie merci e attrezzature.
4) Assicurazione
L’Espositore si impegna a stipulare e mantenere in vigore per tutta la durata dell’evento una polizza assicurativa di responsabilità civile verso terzi (R.C. verso terzi) con massimale non inferiore a € _______________ (e/o copertura per danni materiali e corporali) e a esibire, su richiesta, copia della polizza e del pagamento del premio all’Organizzatore almeno __ giorni prima dell’inizio dell’evento. La polizza dovrà includere espressa rinuncia da parte della compagnia al diritto di rivalsa nei confronti dell’Organizzatore.
5) Riparazioni e risarcimenti
L’Espositore risponderà per i danni di cui fosse ritenuto responsabile e si obbliga a rimborsare integralmente l’Organizzatore per somme, costi e spese sostenute per la riparazione o la sostituzione di oggetti o strutture danneggiate entro __ giorni dalla richiesta scritta dell’Organizzatore.
6) Privacy e immagini
L’Espositore autorizza l’Organizzatore a riprendere, fotografare e utilizzare immagini e materiali relativi all’evento e alla sua attività espositiva per finalità promozionali e informative senza richiesta di compenso, salvo diversa indicazione scritta: _______________.
7) Risoluzione anticipata e provvedimenti
L’Organizzatore si riserva il diritto di richiedere la rimozione di merci non conformi, di chiudere la postazione o di allontanare l’Espositore in caso di violazione grave delle norme contrattuali, di sicurezza o di comportamento, fatto salvo il diritto al risarcimento danni.
8) Comunicazioni
Le comunicazioni tra le parti dovranno essere effettuate ai seguenti indirizzi:
Per l’Organizzatore: ______________________________________________________
Per l’Espositore: ________________________________________________________
9) Legge applicabile e foro competente
Per quanto non espressamente previsto, le parti fanno riferimento alla normativa italiana. Per ogni controversia relativa alla validità, interpretazione ed esecuzione della presente lettera di manleva sarà competente il Foro di _______________, salvo diverso accordo scritto tra le parti.
10) Durata ed efficacia
La presente manleva ha efficacia a decorrere dall’allestimento della postazione e fino al termine delle operazioni di smontaggio e sgombero, salvo diversa indicazione: dal _______________ al _______________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo: _______________ Data: _______________
Per l’Espositore
Nome e Cognome / Denominazione: ___________________________________________
Firma: _________________________________________________________________
Timbro (se impresa): ____________________________________________________
Per l’Organizzatore
Nome e Cognome / Denominazione: ___________________________________________
Firma: _________________________________________________________________
Timbro: ________________________________________________________________
Fac simile Lettera di manleva per mercatino
Di seguito il fac simile in formato Word pronto per il download e la personalizzazione.
