In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di encomio professionale e proponiamo un fac simile di encomio professionale da utilizzare come esempio.
Il modello editabile di lettera di encomio può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Encomio Professionale
Scrivere una lettera di encomio per ringraziare qualcuno o per complimentarsi non è difficile, spesso però capita di non trovare le parole giuste proprio in momenti come questo.
In questa guida completa abbiamo raggruppato tutto ciò che dovresti sapere sulla lettera di encomio e su come scriverne una.
Prima però chiariamo ogni eventuale dubbio, rispondendo alla domanda relativa a cosa risulta essere una lettera di encomio.
Si tratta di una comunicazione con cui una persona si complimenta, si congratula o ringrazia un’altra persona o un’associazione o una categoria per svariate ragioni.
Proprio il termine encomio infatti, ha origine dal greco enkṓmion, che deriva a sua volta da kômos, ossia festa solenne.
La lettera di encomio si utilizza per esprimere gratitudine o ammirazione nei confronti una persona o di una categoria, per esempio di lavoratori o volontari, per rafforzare un legame lavorativo, per fare sì che questo continui a perdurare nel tempo.
Insomma, si tratta di una semplice comunicazione in grado però di consolidare rapporti o di rendere omaggio a qualcuno in maniera solenne.
I soggetti che possono inviare una lettera di encomio potenzialmente possono essere tutti, chiunque infatti può volerne inviare una ad un soggetto che si è distinto dagli altri per merito e competenze o per qualcuno che si è particolarmente prestato per una causa di qualunque tipo.
Vediamo qualche caso concreto per rendere meglio l’idea.
L’amministratore o il dirigente di un’azienda potrebbe inviare una lettera di encomio ad un dipendente che ha portato a termine un lavoro con risultati davvero lodevoli o che si è distinto dagli altri per un qualsiasi motivo.
Ma non solo, anche il Sindaco di una città può inviarne una ad un cittadino che ha fatto qualcosa di particolarmente rilevante, pensiamo ad esempio ad un soggetto che con la sua condotta abbia messo in fuga dei malviventi o che abbia rischiato la propria incolumità per salvare un’altra persona.
Prima di vedere il contenuto in senso stretto della lettera di encomio, è importante vedere qualche piccolo consiglio utile che ti aiuterà a scriverla senza troppi problemi.
Per iniziare, se da una parte è chiaramente fondamentale il contenuto, d’altra parte ha una certa importanza anche il tono che si assume.
Nella maggioranza dei casi si tratta di una lettera rivolta a persone che non si frequentano abitualmente e con le quali quindi non si ha un rapporto privato.
Il tono della comunicazione quindi non può certamente essere molto informale, ma è meglio non essere troppo formali per evitare che il messaggio risulti freddo ed impersonale.
Risulta essere importante invece che il destinatario percepisca che i complimenti sono a lui rivolti e che non si tratta di una mera lettera precompilata.
Inoltre, sarebbe anche molto indicato essere originali, puntualizzando i motivi per cui si vuole ringraziare o lodare qualcuno.
Per quanto riguarda il contenuto vero e proprio, le parti fondamentali dell’encomio sono quattro, cioè l’intestazione, l’oggetto, il corpo della lettera e la chiusura, vediamo come affrontare ognuna di queste.
Partiamo dall’intestazione, questa è la formula che si scrive in alto a destra e che serve ad identificare il destinatario. Può trattarsi di un privato, del/dei dipendenti di un’azienda o di un ospedale o altro ancora.
Ricorda semplicemente che in questa parte devi appunto specificare a chi è rivolto il messaggio con formule come Alla cortese attenzione di.
L’oggetto è una parte molto importante perché contiene un riassunto della lettera stessa, per esempio Ringraziamenti per il servizio offerto.
Non sottovalutare questo aspetto, a tutti è capitato di ignorare delle mail perché dall’oggetto non sembrava una comunicazione importante. Nonostante sia meglio leggere sempre tutti i messaggi, può capitare a tutti di trascurare quelli in apparenza meno significativi.
Il corpo della lettera è il messaggio in senso stretto, è il nucleo che appunto deve contenere i motivi per cui ci si congratula o si ringrazia il soggetto. Il segreto è essere brevi ma originali, meglio evitare lettere troppo prolisse prediligendo invece delle frasi corte ma significative.
Nella chiusura, invece, oltre chiaramente ai saluti ed alla propria firma, si possono anche inserire degli auguri per il futuro e, pensiamo al caso di un dirigente che si rivolge ad un proprio dipendente, si può anche inserire la volontà di raggiungere altri obiettivi insieme.
Esempio Lettera di Encomio Professionale
MODELLO 1 – ENCOMIO PER ECCELLENZA NEL PROGETTO
OGGETTO: Encomio professionale per risultati nel progetto «_________________»
Gentile Sig./Sig.ra ____________________________________________,
il sottoscritto ________________________, in qualità di _________________________ di ________________________, desidera conferireLe un formale encomio per l’eccellente contributo prestato al progetto «__________________________», concluso in data ___/___/____.
Grazie alla Sua leadership nella fase di __________________________________ e alla competenza dimostrata nell’implementazione di __________________________, il team ha conseguito i seguenti risultati misurabili:
• Riduzione dei tempi di consegna del ____ %
• Ottimizzazione dei costi pari a € __________________
• Soddisfazione del cliente finale misurata in _____/10
Tali traguardi incarnano i valori aziendali di qualità, efficienza e orientamento al cliente. Nell’esprimerLe la più sentita riconoscenza, Le confermo che questo encomio sarà inserito nel Suo fascicolo personale e sarà considerato ai fini delle future progressioni di carriera.
Con stima.
Firma _______________________________________
(qualifica e timbro)
MODELLO 2 – ENCOMIO PER CONDOTTA ETICA E SPIRITO DI SERVIZIO
OGGETTO: Lettera di encomio per elevato senso etico e spirito di servizio
Alla c.a. del Sig./della Sig.ra _____________________________________
Ruolo: __________________________ Reparto: ________________________
Gentile Collega,
il Comitato Etico aziendale ha esaminato la segnalazione del ___/___/____ relativa al Suo comportamento durante ________________________________________. È emerso che Lei ha agito con assoluta integrità, tutelando gli interessi dell’azienda e dei nostri stakeholder, ed evitando un potenziale danno economico stimato in € __________________.
Il Suo intervento tempestivo, unito alla trasparenza nelle comunicazioni, rappresenta un esempio virtuoso per tutto il personale. Con la presente Le conferiamo un encomio formale, invitandoLa a condividere la Sua esperienza nel corso di formazione «________» in programma il ___/___/____.
La Direzione
Firma _______________________________________
(qualifica)
MODELLO 3 – ENCOMIO PER LUNGA E MERITEVOLE CARRIERA
OGGETTO: Encomio per i ___ anni di servizio presso ______________________
Spett.le Sig./Sig.ra ____________________________________________,
in occasione del Suo ____° anniversario di servizio, desidero esprimerLe, a nome dell’intera Direzione, viva riconoscenza per la dedizione e la competenza che ha costantemente dimostrato dal Suo ingresso, avvenuto il ___/___/____.
Nel ruolo di __________________________, Lei ha:
• formato oltre ___ nuove risorse,
• introdotto miglioramenti di processo che hanno portato a __________________,
• mantenuto indicatori di performance (KPI) superiori alla media di reparto per ____ trimestri consecutivi.
L’esempio di professionalità che offre quotidianamente arricchisce il patrimonio umano dell’azienda. Con la presente Le consegniamo un attestato di encomio che sarà consegnato ufficialmente durante la cerimonia del ___/___/____.
Grazie di cuore per il Suo prezioso contributo.
Firma _______________________________________
(Amministratore Delegato / HR Manager)
MODELLO 4 – ENCOMIO PER INTERVENTO STRAORDINARIO IN SITUAZIONE DI EMERGENZA
Gentile ____________________________________________,
Desideriamo riconoscere ufficialmente il Suo comportamento esemplare durante l’emergenza verificatasi il ___/___/____ presso ______________________________. Con lucida prontezza Lei ha coordinato l’evacuazione dell’area di produzione, garantendo l’incolumità di ___ colleghi e contribuendo a limitare i danni materiali.
Le relazioni del Responsabile Sicurezza e dei Vigili del Fuoco evidenziano che il Suo intervento ha ridotto i tempi di messa in sicurezza del ____ % rispetto agli standard. In ragione di ciò, Le conferiamo il presente encomio e un bonus straordinario di € ________________, quale tangibile segno di apprezzamento.
La Sua condotta testimonia l’importanza della formazione continua in materia di HSE e rappresenta un modello da seguire. Grazie per il coraggio e il senso di responsabilità dimostrati.
Cordiali saluti.
Firma _______________________________________
(Responsabile Sicurezza / Direttore di Stabilimento)
Fac Simile Lettera di Encomio Professionale Editabile e Compilabile
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di encomio editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di encomio presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di encomio professionale può poi essere convertita in PDF, se la si vuole inviare tramite posta elettronica certificata, o stampata, se si preferisce l’invio tramite posta.
