In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di contestazione merce non conforme all’ordine e proponiamo un fac simile lettera di contestazione merce non conforme all’ordine da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Contestazione Merce non Conforme all’Ordine
L’articolo 1490 del Codice civile stabilisce un principio fondamentale nelle vendite, imponendo al venditore l’obbligo di assicurare che l’oggetto venduto non presenti difetti che ne compromettano l’utilizzo o che ne riducano significativamente il valore. Questo tipo di garanzia contro i vizi dell’oggetto venduto non è richiesta nel caso in cui, al momento della conclusione del contratto, il compratore fosse già a conoscenza dei difetti o se questi fossero facilmente identificabili. Però, se il venditore avesse assicurato l’assenza di difetti nell’oggetto venduto, la responsabilità non può essere elusa. Questo meccanismo limita notevolmente, e nella maggioranza dei casi annulla, l’efficacia della clausola visto e piaciuto, che non libera il venditore dalle sue responsabilità in caso di difetti.
Oltre a questa garanzia generale che regola le transazioni tra imprenditori e commercianti, esiste una tutela aggiuntiva specificatamente pensata per i consumatori. Secondo questa, il venditore si assume la responsabilità per ogni difetto di conformità che si manifesti al momento della consegna del bene. Tale garanzia ha una validità di due anni a partire dalla data di acquisto o dalla consegna del bene, se questa avviene in un momento successivo. Per gli acquisti effettuati nell’ambito di attività lavorative, con regolare partita IVA e fatturazione, la durata della garanzia viene ridotta a un anno.
Il Codice Civile, nell’articolo 1495, regolamenta i termini e le condizioni inerenti alla denuncia dei difetti degli oggetti venduti, stabilendo che l’acquirente dispone di 8 giorni dalla scoperta del difetto per segnalarlo al venditore. La possibilità di agire in giudizio contro il venditore per i vizi del bene acquistato si estingue dopo un anno dalla consegna dello stesso. Tuttavia, non è necessario effettuare alcuna denuncia qualora il venditore fosse già a conoscenza del difetto o l’avesse nascosto intenzionalmente.
Per i consumatori, definiti come soggetti che effettuano acquisti per scopi non riferibili alla propria attività professionale, ma per uso personale da un imprenditore o un commerciante, i termini per la denuncia si dilatano. Essi hanno a disposizione due mesi dal momento in cui il difetto viene scoperto per effettuare la denuncia. Una particolarità importante per i consumatori è che ogni difetto che emerge entro i primi sei mesi dall’acquisto viene automaticamente considerato presente al momento della vendita, spostando l’onere della prova sul venditore, il quale deve dimostrare che il bene non era difettoso al momento della consegna.
Per contestare efficacemente la ricezione di merce difettosa, è essenziale agire in modo strategico e conforme alle normative vigenti, per assicurarsi che la propria posizione sia ben protetta e che si possano esercitare i diritti previsti dalla legge. Una volta identificato un difetto nella merce acquistata, il primo passo consiste nel rivolgere una contestazione formale al venditore, rispettando i termini previsti dalla legge per la segnalazione dei vizi.
Per garantire che la propria denuncia sia presa in considerazione senza incappare in contestazioni sulla tardività o sul mancato ricevimento, è consigliabile utilizzare mezzi di comunicazione che offrono una prova certa della data di invio e ricezione, quali la Posta Elettronica Certificata (PEC) o la lettera raccomandata. Questi strumenti forniscono una tracciabilità indiscutibile della comunicazione, aspetto cruciale per la tutela dei propri diritti.
Successivamente alla denuncia, il compratore si trova di fronte a diverse opzioni riguardo alle azioni che può intraprendere
-Riparazione o Sostituzione: Chiedere che il bene difettoso sia riparato o sostituito senza incorrere in ulteriori spese. Questa soluzione permette di ottenere un prodotto conforme a quanto originariamente acquistato.
-Riduzione del Prezzo: Richiedere una riduzione del prezzo proporzionale alla gravità del difetto, mantenendo il prodotto acquistato. Questa opzione può essere vantaggiosa quando il difetto non compromette completamente l’utilità del bene.
-Risoluzione del Contratto: Optare per la risoluzione del contratto, ottenendo il rimborso dell’intero prezzo pagato e restituendo il bene difettoso. Questa scelta è indicata quando il difetto rende il prodotto completamente inidoneo all’uso previsto.
-Risarcimento del Danno: Oltre alle opzioni sopra menzionate, il compratore mantiene il diritto di richiedere il risarcimento per eventuali danni subiti a causa dei difetti della merce.
Nella redazione di una lettera di contestazione per merce non conforme, è importante includere tutte le informazioni necessarie a identificare chiaramente l’ordine, descrivere in modo dettagliato la non conformità riscontrata e comunicare le proprie aspettative per la risoluzione del problema. Ecco le informazioni essenziali da includere
-Dati del Mittente e del Destinatario: Specificare i nomi completi, gli indirizzi, i numeri di telefono e gli indirizzi email sia della propria azienda (mittente) che del fornitore (destinatario).
-Data: La data di redazione e invio della lettera, utile per tracciare la cronologia degli eventi e delle comunicazioni.
-Riferimento all’Ordine: Indicare chiaramente il numero dell’ordine, la data di effettuazione e, se possibile, altri dettagli rilevanti come il numero della fattura o del documento di trasporto associato alla consegna.
-Oggetto della Lettera: Un breve riepilogo che anticipa il contenuto della comunicazione, ad esempio “Contestazione merce non conforme all’ordine n. [Numero dell’Ordine]”.
-Descrizione Dettagliata della Non Conformità: Elencare specificamente in che modo la merce ricevuta differisce da quella ordinata o dalle specifiche concordate. Questo può includere differenze qualitative, quantitative, difetti di fabbricazione, imballaggio inadeguato, ecc.
-Conseguenze della Non Conformità: Descrivere l’impatto che la ricezione di merce non conforme ha avuto sulla propria attività, come ritardi nella produzione, insoddisfazione dei clienti, costi aggiuntivi sostenuti, ecc.
-Richiesta di Azione Correttiva: Specificare chiaramente cosa si aspetta come risoluzione del problema, che può variare dalla sostituzione della merce difettosa, alla riparazione, al rimborso, alla riduzione del prezzo o ad altre forme di compensazione.
-Termine per la Risoluzione: Indicare una data entro la quale si desidera che il problema sia risolto, offrendo al fornitore un termine ragionevole per agire.
-Disponibilità per Ulteriori Chiarimenti: Esprimere la propria disponibilità a fornire ulteriori dettagli o a discutere di persona per trovare una soluzione al problema.
-Conclusione e Firma: Concludere la lettera con una cortese formula di saluto e firmare il documento per conferire formalità alla comunicazione.
Modello di Lettera di Contestazione Merce non Conforme all’Ordine
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di contestazione merce non conforme all’ordine editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di contestazione merce non conforme all’ordine presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di contestazione merce non conforme all’ordine può poi essere convertita in PDF, se necessario.
