In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di comunicazione del cambio della ragione sociale e proponiamo un fac simile di lettera di comunicazione del cambio della ragione sociale da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Comunicazione del Cambio della Ragione Sociale
Se di recente hai dovuto cambiare la ragione sociale della tua attività o società, molto probabilmente in questo momento ti trovi a dovere comunicare a clienti e fornitori questo avvenimento. Per farlo fortunatamente, non ti occorrono grandi conoscenze o la consulenza di un legale o commercialista: puoi chiarire e comunicare il cambiamento di ragione sociale con un semplice messaggio scritto di tuo pugno, da inviare ai vari destinatari via posta ordinaria o via email. Per aiutarti a raggiungere più velocemente il tuo obiettivo e mettere tutti i tuoi collaboratori al corrente della modifica dei dati, nel corso di questa guida ti indicheremo passo passo come scrivere la lettera, così da evitare equivoci ed errori che potrebbero ripercuotersi sui tuoi affari o peggio ancora, compromettere la tua posizione nei confronti del fisco.
La variazione della ragione sociale è un avvenimento importante nella storia di un’azienda. Per questo motivo, quando avviene, deve essere comunicata a tutti quei soggetti che con la società intrattengono rapporti abituali o saltuari. Risulta essere proprio qui che entri in gioco tu. Dopo che è stata presa la decisione di cambiare la ragione sociale, dovrai redigere prontamente una circolare, il cui oggetto è proprio quello di comunicare a destinatari differenti la variazione ragione sociale.
Ecco che tale messaggio risulta un modo indispensabile per mettere in regola la tua posizione senza per questo modificare alcun rapporto commerciale finora posto in essere. Questa lettera risulta utile se e solo se a cambiare è la ragione sociale della ditta. In caso differente, ti invitiamo a consultare le altre pagine dedicate alle comunicazioni ufficiali e formali relative al cambio di dati come sede legale, amministrato delegato ecc.
Ora che è chiara la circostanza in cui è necessario redigere la lettera, concentriamo la nostra attenzione su tutte le informazioni ed i dati da inserirvi all’interno. Per prima cosa, la circolare di comunicazione deve essere prodotta secondo i normali standard relativi ai documenti ufficiali, ed essere pertanto scritta su fogli regolari formato A4 da compilare preferibilmente con un software di scrittura disponibile su qualsiasi PC. Detto ciò, caratteri e formati sono i consueti dedicati alle lettere di lavoro, e devono pertanto essere sempre semplici, di facile lettura e di una grandezza consona.
Dopo l’estetica, è tempo di passare al contenuto vero e proprio della missiva. Ecco che diventa fondamentale elencare brevemente tutte le informazioni da includere nelle varie parti della struttura della lettera.
-Inizia la comunicazione ponendo i dati del destinatario nella parte in alto a destra del foglio.
Indica con precisione Nome della ditta o del soggetto, indirizzo e città.
-Passa poi nella parte sinistra del foglio qualche riga più in basso e indica l’oggetto della lettera. In questo caso non c’è bisogno di inventare grandi titoli, ma è sufficiente scrivere Variazione ragione sociale. Eventualmente, puoi scrivere anche Comunicazione di variazione della ragione sociale.
-Inserisci un breve introduzione nella quale ti rapporti direttamente con il destinatario, scrivendo formule introduttive come Gentile ….., con la seguente siamo a comunicare che con decorrenza, indica il giorno, la ragione sociale della nostra società passerà da vecchia ragione sociale a nuova ragione sociale.
-Completati l’oggetto e l’incipit puoi passare al contenuto vero e proprio. In questa sezione dovrai indicare brevemente le ragioni che hanno portato al cambio della ragione sociale e ad un elenco di tutto ciò che a parte questa recente modifica rimarrà invariato. Solitamente, se a cambiare è solamente la ragione sociale la sede legale, la sede operativa, il codice fiscale, la partita IVA e i numeri telefonici rimangono invariati. In questo modo farai sapere al tuo collaboratore/fornitore/cliente che non dovrà preoccuparsi di sostituire ulteriori dati.
-Terminata la comunicazione dei fatti, puoi eventualmente scegliere di elencare brevemente altri elementi relativi allo sviluppo della tua ditta.
-Infine, non ti resta che includere una formula conclusiva e salutare il destinatario.
– Firma il documento.
Quando avrai completato la scrittura del documento, dovrai assicurarti di selezionare con cura i dati di ciascun destinatario. Il consiglio in questi casi è di suddividere l’invio della lettera cartacea o della mail tra clienti e fornitori, ricontrollando alla fine di aver incluso tutti i soggetti con cui intrattieni rapporti. Non dimenticare che alcune aziende potrebbero non utilizzare la posta elettronica, quindi cerca sempre di utilizzare il canale di comunicazione prediletto dal destinatario, così da essere sicuro che il messaggio venga letto.
Per essere più sicuro, ricorda che puoi spuntare nel tuo provider mail la casella relativa agli avvisi che ti avverte quando il tuo destinatario aprirà il messaggio.
Esempio Lettera di Comunicazione del Cambio della Ragione Sociale
Lettera ai clienti
Oggetto: Variazione della nostra ragione sociale
Gentile Cliente,
desideriamo informarLa che, a decorrere dal [data efficacia], la nostra società ha modificato la propria ragione sociale da
«[Vecchia denominazione] S.r.l.»
a
«[Nuova denominazione] S.r.l.».
Restano invariati partita IVA, codice fiscale, sede legale, recapiti, organi sociali e tutte le condizioni contrattuali in essere. La preghiamo pertanto di aggiornare i Vostri archivi e di emettere eventuali ordini e pagamenti futuri intestandoli alla nuova denominazione.
Rimaniamo a disposizione per eventuali chiarimenti e cogliamo l’occasione per ringraziarLa della fiducia fin qui accordataci.
Cordiali saluti
[Luogo], [data]
[Nome e Cognome]
[Titolo/ruolo]
[Nuova denominazione] S.r.l.
Lettera ai fornitori
Oggetto: Comunicazione cambio ragione sociale e aggiornamento anagrafica fornitore
Spett.le [Ragione sociale Fornitore],
con la presente comunichiamo che, in esecuzione della delibera assembleare del [data], la nostra società assume la nuova ragione sociale
«[Nuova denominazione] S.p.A.»
con effetto dal [data iscrizione Registro Imprese].
PregandoVi di aggiornare i Vostri sistemi contabili e di fatturazione, confermiamo che restano immutati: partita IVA [___], codice SDI [___], sede operativa e condizioni di pagamento precedentemente pattuite.
Eventuali documenti fiscali datati successivamente alla suddetta decorrenza dovranno essere emessi con la nuova intestazione; i bonifici continueranno a essere regolati sul medesimo IBAN.
Ringraziando per la collaborazione, porgiamo cordiali saluti.
[Firma autografa o digitale]
[Ruolo] – [Nuova denominazione] S.p.A.
Lettera agli istituti di credito
Oggetto: Variazione ragione sociale – richiesta aggiornamento anagrafica bancaria
Egregi,
facciamo seguito alla pratica di variazione anagrafica per informarVi che, con atto notarile rep. n. [___] del [data], la società «[Vecchia denominazione] S.r.l.» ha assunto la denominazione
«[Nuova denominazione] S.r.l.»
La preghiamo di aggiornare senza indugio i rapporti di conto corrente n. [___], gli affidamenti in essere, le fideiussioni e ogni ulteriore pratica intestata alla società, rilasciandoci conferma scritta dell’avvenuto aggiornamento.
Allegati:
– Certificato CCIAA aggiornato;
– Copia atto di variazione.
Restiamo disponibili per eventuali integrazioni documentali.
Distinti saluti
[Luogo], [data]
[Nome Cognome]
Legale rappresentante
[Nuova denominazione] S.r.l.
Circolare interna ai dipendenti
Oggetto: Cambio ragione sociale dell’azienda
Care colleghe e cari colleghi,
Vi informiamo che dal [data] la nostra azienda assume la nuova ragione sociale «[Nuova denominazione] S.r.l.», in sostituzione della precedente «[Vecchia denominazione] S.r.l.». Il cambiamento deriva da un processo di rebranding societario; non comporta alcuna modifica ai contratti di lavoro, alle condizioni economiche o all’organizzazione interna.
A partire da oggi la nuova denominazione dovrà essere utilizzata in tutte le firme e-mail, nei biglietti da visita e nella modulistica aziendale. Entro la fine del mese verrà distribuito il materiale aggiornato.
Per qualsiasi necessità rivolgeteVi all’Ufficio HR o all’Ufficio Comunicazione. Grazie per la collaborazione.
[Luogo], [data]
[Nome Cognome]
CEO – [Nuova denominazione] S.r.l.
Fac Simile Lettera di Sollecito Pagamento Generico Editabile e Compilabile
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di comunicazione del cambio della ragione sociale editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di comunicazione del cambio della ragione sociale presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di comunicazione del cambio della ragione sociale può poi essere convertita in PDF, se la si vuole inviare tramite posta elettronica certificata, o stampata, se si preferisce l’invio tramite posta.
